Pravilnik o unutarnjem redu Ureda gradonačelnika

Na temelju članka 4. stavka 3. Zakona o službenicima i namještenicima u lokalnoj i područnoj (regionalnoj) samoupravi (Narodne novine 86/08, 61/11 i 112/19), na prijedlog pročelnika Ureda gradonačelnika, gradonačelnik Grada Zagreba, 27. travnja 2022., donosi

PRAVILNIK

o unutarnjem redu Ureda gradonačelnika

I. OPĆA ODREDBA

Članak 1.

Ovim se pravilnikom utvrđuje unutarnji red Ureda gradonačelnika (u nastavku teksta: Ured), način rada i upravljanje Uredom, unutarnje ustrojstvo, nazivi i djelokrug unutarnjih ustrojstvenih jedinica (u nastavku teksta: ustrojstvene jedinice) te upravljanje njima, sistematizacija radnih mjesta, nazivi i opisi poslova radnih mjesta, stručni i drugi uvjeti za raspored na radna mjesta, broj izvršitelja i druga pitanja od značaja za rad Ureda.

Izrazi koji se koriste u ovom pravilniku, a imaju rodno značenje, bez obzira jesu li korišteni u muškom ili ženskom rodu, odnose se na jednak način na muški i ženski rod.

II. UNUTARNJE USTROJSTVO

Članak 2.

U Uredu se za obavljanje upravnih, stručnih i drugih poslova iz njegovog djelokruga, odnosno nadležnosti (u nastavku teksta: poslovi) ustrojavaju sljedeće ustrojstvene jedinice:

1. Sektor za poslove kabineta gradonačelnika, protokol i građane

1.1. Kabinet gradonačelnika

1.2. Služba za protokol

1.3. Služba za građane

2. Sektor za informiranje i komunikaciju

2.1. Služba za informiranje i medije

2.2. Služba za digitalnu komunikaciju

2.3. Služba za promidžbu i vizualni identitet Grada

3. Sektor za pravne i financijske poslove

3.1. Služba za pravne poslove

3.2. Služba za financijske poslove

4. Služba za međugradsku i međunarodnu suradnju.

Kabinet gradonačelnika, Služba za protokol, Služba za građane, Služba za informiranje i medije, Služba za digitalnu komunikaciju, Služba za promidžbu i vizualni identitet, Služba za pravne poslove, Služba za financijske poslove te Služba za međugradsku i međunarodnu suradnju ustrojavaju se s položajem odjela.

Članak 3.

Izvan ustrojstvenih jedinica Ureda obavljaju se poslovi: pomoćnika pročelnika, višeg savjetnika gradonačelnika - specijaliste, višeg savjetnika gradonačelnika za međugradsku i međunarodnu suradnju - specijaliste, višeg savjetnika gradonačelnika za gospodarstvo - specijaliste, višeg savjetnika gradonačelnika za razvojne projekte - specijaliste, višeg stručnog savjetnika pročelnika, višeg stručnog savjetnika pročelnika za koordinaciju aktivnosti Gradske uprave, višeg stručnog savjetnika - službenika za informiranje, administrativnog tajnika gradonačelnika, administrativnog tajnika zamjenika gradonačelnika i administrativnog tajnika pročelnika.

III. DJELOKRUG USTROJSTVENIH JEDINICA

1. SEKTOR ZA POSLOVE KABINETA GRADONAČELNIKA, PROTOKOL I GRAĐANE

Članak 4.

Sektor za poslove kabineta gradonačelnika, protokol i građane obavlja poslove koordinacije aktivnosti gradonačelnika, njegovih zamjenika i rada gradske uprave, poslove protokola koji obuhvaćaju organizaciju i provođenje ceremonijala kojemu je nazočan gradonačelnik, zamjenici gradonačelnika, pročelnici gradskih upravnih tijela i druge osobe koje predstavljaju Grad za vrijeme svečanih i radnih posjeta te drugih primanja, poslove u vezi dodjele javnih priznanja Grada te poslove primanja građana, predstavnika udruga građana i drugih neprofitnih organizacija, razmatranja njihovih predstavki, prijedloga i zamolbi, te poduzimanja mjera za njihovo rješavanje, informiranja građana i udruga građana o načinu rješavanja njihovih pitanja.

U Sektoru za poslove kabineta gradonačelnika, protokol i građane poslove obavljaju:

1.1. Kabinet gradonačelnika

U Kabinetu gradonačelnika obavljaju se stručni, organizacijski, protokolarni i administrativni poslovi u vezi s obnašanjem dužnosti gradonačelnika i zamjenika gradonačelnika, poslovi koordinacije aktivnosti gradonačelnika i njegovih zamjenika, poslovi suradnje sa Sektorom za informiranje i komunikaciju radi predstavljanja aktivnosti i usklađivanja informativnih sadržaja o aktivnostima gradonačelnika i radu gradske uprave medijima, poslovi organiziranja te pripreme i prikupljanja materijala za sjednice i sastanke koje saziva i na kojima sudjeluje gradonačelnik i zamjenici gradonačelnika, poslovi izrade programa, planova, izvješća i drugih stručnih materijala, poslovi zaprimanja i rješavanja pošte upućene gradonačelniku, poslovi koordinacije organiziranja tribina, savjetovanja i seminara o pitanjima značajnim za Grad Zagreb te poslovi suradnje sa službom Gradske skupštine Grada Zagreba koja u svom djelokrugu obavlja poslove protokola i odnosa s javnošću, osobama ili službama koje obavljaju istu ili sličnu djelatnost u institucijama Republike Hrvatske, županijama i gradovima i nevladinim organizacijama.

1.2. Služba za protokol

U Službi za protokol obavljaju se poslovi protokola koji obuhvaćaju organizaciju i provođenje ceremonijala kojemu je nazočan gradonačelnik, zamjenici gradonačelnika, pročelnici gradskih upravnih tijela i druge osobe koje predstavljaju Grad za vrijeme svečanih i radnih posjeta te drugih primanja, poslovi u vezi s pripremom akata, dokumentacije i podataka te provedbom akata koji se odnose na javnu nabavu za potrebe iz djelokruga Službe što ga provodi nadležna služba za javnu nabavu, poslovi u vezi dodjele priznanja Grada i drugi poslovi iz djelokruga Službe.

1.3. Služba za građane

U Službi za građane obavljaju se poslovi primanja građana, predstavnika udruga građana i drugih neprofitnih organizacija, razmatranja njihovih predstavki, prijedloga i zamolbi, poduzimanja mjera za njihovo rješavanje, informiranja građana i udruga građana o načinu rješavanja njihovih pitanja, razvijanja i unapređivanja raznih oblika komunikacije između građana i Gradske uprave, udruga građana i drugih neprofitnih organizacija, odnosno interesnih grupa radi definiranja njihovih potreba i prijedloga, organiziranja provođenja ispitivanja javnog mnijenja, suradnje s gradskim upravnim tijelima i tijelima mjesne samouprave i drugi poslovi iz djelokruga Službe.

2. SEKTOR ZA INFORMIRANJE I KOMUNIKACIJU

Članak 5.

Sektor za informiranje i komunikaciju obavlja poslove uspostave odnosa gradske uprave sa svim vrstama javnosti, komunikaciju s medijima, komunikaciju putem društvenih mreža, poslove koordinacije vezane za izradu i održavanje web stranica gradskih upravnih tijela, izradu tiskanih i elektroničkih vizualnih rješenja za promotivne aktivnosti Grada, poslove koordinacije promotivnih i edukacijskih aktivnosti Grada, poslovi vezani za izradu vizualnog identiteta i razvoja koncepcije brandinga Grada, poslovi suradnje s gradskim upravnim tijelima radi stvaranja afirmativne slike Grada u javnosti, poslovi izrade analiza, izvješća, programa, planova i drugih stručnih materijala te drugi poslovi iz djelokruga Sektora.

U Sektoru za informiranje i komunikaciju poslove obavljaju:

2.1. Služba za informiranje i medije

U Službi za informiranje i medije obavljaju se poslovi kreiranja, uspostave i unapređivanja odnosa gradske uprave sa svim vrstama javnosti, a koji obuhvaćaju prikupljanje i obradu informacija o radu gradske uprave radi njihovog objavljivanja na usmeni, pisani, odnosno audiovizualni način, poslovi vezani uz dostavljanje informacija medijima, organiziranje press konferencija, davanje intervjua, izdavanje tiskanog i snimljenog materijala, poslovi u vezi s pripremom akata, dokumentacije i podataka te provedbom akata koji se odnose na javnu nabavu za potrebe iz djelokruga Službe što ga provodi nadležna služba za javnu nabavu, poslovi izravnog predstavljanja gradske uprave posjetiteljima, poslovi izrade programa, planova, izvješća i drugih stručnih materijala, organiziranja tribina, savjetovanja i seminara o pitanjima značajnima za Grad, poslovi vođenja dokumentacije i drugi poslovi iz djelokruga Službe.

2.2. Služba za digitalnu komunikaciju

U Službi za digitalnu komunikaciju obavljaju se poslovi kreiranja i objave sadržaja odnosno informacija o radu gradonačelnika, zamjenika gradonačelnika i gradskih upravnih tijela na različitim digitalnim kanalima Grada, odgovori na upite i komentare korisnika društvenih mreža, komunikacija s javnosti i medijima putem društvenih mreža i web stranice Grada, poslovi koordinacije izrade i održavanja web stranice Grada, koordinacije komunikacijskih aktivnosti gradskih upravnih tijela na digitalnim kanalima Grada, poslovi izrade analiza, izvješća, programa, planova i drugih stručnih materijala, poslovi u svezi s pripremom akata, dokumentacije i podataka te provedbom akata koji se odnose na javnu nabavu za potrebe iz djelokruga Službe što ga provodi nadležna služba za javnu nabavu te drugi poslovi iz djelokruga Službe.

2.3. Služba za promidžbu i vizualni identitet Grada

U Službi za promidžbu i vizualni identitet Grada obavljaju se poslovi koordinacije promotivnih i edukacijskih aktivnosti Grada, poslovi vezani uz izradu vizualnog identiteta Grada, kreiranje i izradu promotivnih tiskanih i elektroničkih materijala koji predstavljaju Grad Zagreb (poslovnih prezentacija, dokumenata, poklona, mapa, letaka, postera, brošura, vizitki i sl.), poslovi vezani uz razvoj koncepcije brandinga Grada, poslovi u vezi s organiziranjem stručnih izlaganja, tribina, predavanja, konferencija i promotivnih i poticajnih aktivnosti u cilju stvaranja afirmativne slike Grada u javnosti, poslovi izrade analiza, izvješća, programa, planova i drugih stručnih materijala, poslovi u svezi s pripremom akata, dokumentacije i podataka te provedbom akata koji se odnose na javnu nabavu za potrebe iz djelokruga Službe što ga provodi nadležna služba za javnu nabavu te drugi poslovi iz djelokruga Službe.

3. SEKTOR ZA PRAVNE I FINANCIJSKE POSLOVE

Članak 6.

U Sektoru za pravne i financijske poslove obavljaju se poslovi praćenja stanja i propisa u područjima iz djelokruga Ureda, pripremanja i izrade te sudjelovanja u izradi nacrta propisa i drugih akata u područjima iz djelokruga Ureda, davanje primjedaba i prijedloga na nacrte zakona i drugih propisa u područjima iz djelokruga Ureda, stručni, administrativni i tehnički poslovi koji se odnose na pripremu dokumentacije i komunikaciju s gradskim upravnim tijelima, poslovnim subjektima i unutarnjim ustrojstvenim jedinicama Ureda, poslovi u vezi s pripremom i provedbom postupka javne nabave iz djelokruga Ureda, izrade prijedloga zahtjeva za osiguranje sredstava u proračunu i usklađivanja Plana javne nabave s financijskim planom Ureda, poslovi izrade prijedloga financijskog plana Ureda i drugi poslovi iz djelokruga Sektora.

U Sektoru za pravne i financijske poslove, poslove obavljaju:

3.1. Služba za pravne poslove

U Službi za pravne poslove obavljaju se poslovi praćenja stanja i propisa u područjima iz djelokruga Ureda, pripremanja i izrade te sudjelovanja u izradi nacrta propisa i drugih akata u područjima iz djelokruga Ureda, obrade zahtjeva za uporabu grba, zastave te naziva "Grad Zagreb", poslovi obrade i davanja mišljenja o pojedinim pravnim pitanjima iz djelokruga Ureda, davanje primjedaba i prijedloga na nacrte zakona i drugih propisa u područjima iz djelokruga Ureda, poslovi pružanja stručne pomoći Kabinetu gradonačelnika i drugim službama i odjelima Ureda, poslovi prikupljanja i pripremanja dokumentacije vezano uz ostvarivanje prava službenika i namještenika Ureda, stručni, administrativni i tehnički poslovi koji se odnose na pripremu dokumentacije i komunikaciju s gradskim upravnim tijelima, poslovnim subjektima i unutarnjim ustrojstvenim jedinicama Ureda te drugi poslovi iz djelokruga Službe, poslovi praćenja unutarnjeg ustroja Ureda, sistematizacije i popunjenosti radnih mjesta, pripremanja stručnih materijala za potrebe Sektora za upravljanje ljudskim potencijalima, što obuhvaća poslove izrade očitovanja na žalbe i tužbe i izrade prijedloga zahtjeva za pokretanje postupaka zbog povrede službene dužnosti, te drugi poslovi iz djelokruga Službe.

3.2. Služba za financijske poslove

U Službi za financijske poslove obavljaju se poslovi sudjelovanja u izradi prijedloga Plana nabave iz djelokruga Ureda, u vezi s pripremom i provedbom postupka javne nabave za druge potrebe iz djelokruga Ureda, što je provodi nadležna služba za javnu nabavu, praćenja izvršenja sklopljenih ugovora o javnoj nabavi, izrade prijedloga zahtjeva za osiguranje sredstava u proračunu i usklađivanja Plana javne nabave s financijskim planom Ureda, poslovi praćenja obračuna troškova poslovanja, namjenskog korištenja sredstava po korisnicima i namjeni, te izvršenja po financijskim pozicijama, poslovi izrade prijedloga financijskog plana Ureda za proračunsku godinu i analiziranja izvršenja financijskog plana, te izrade izvješća o izvršenju financijskog plana Ureda, poslovi vezani uz zaprimanje i obradu dokumenata za plaćanje Ureda i poslovi analize službenih putovanja, obrada putnih naloga i drugih dokumenata prema kojima se obavlja isplata te drugi poslovi iz djelokruga Službe.

4. SLUŽBA ZA MEĐUGRADSKU I MEĐUNARODNU SURADNJU

Članak 6.a.

U Službi za međugradsku i međunarodnu suradnju obavljaju se poslovi organizacije suradnje Grada Zagreba s jedinicama lokalne i područne (regionalne) samouprave u zemlji i odgovarajućim jedinicama i njihovim udruženjima u inozemstvu te s međunarodnim institucijama i organizacijama, poslovi sudjelovanja u radu udruženja gradova i županija u zemlji i inozemstvu te u radu međunarodnih institucija i udruženja, poslovi suradnje s gradovima prijateljima i drugim gradovima u zemlji i inozemstvu, poslovi predlaganja suradnje gradskih upravnih tijela s međunarodnim institucijama i udruženjima te s organizacijama i udruženjima osnovanim s ciljem promicanja pojedinih gospodarskih ili društvenih djelatnosti, poslovi suradnje sa stranim diplomatskim misijama u zemlji i s hrvatskim diplomatskim misijama u inozemstvu, uspostavljanja i održavanja suradnje s Hrvatima izvan Republike Hrvatske, hrvatskim iseljenicima i s njihovim udrugama, prikupljanja i obrade podataka za izradu izvješća i analizu iz područja međugradske suradnje te suradnje s međunarodnim institucijama i udruženjima, poslovi poticanja, razvijanja i unapređivanja međugradske i međunarodne suradnje gradskih upravnih tijela, poslovi organizacije susreta gradonačelnika i zamjenika gradonačelnika s predstavnicima gradova prijatelja i drugih gradova i s predstavnicima udruga gradova u zemlji i inozemstvu, predstavnicima međunarodnih institucija i udruženja, dužnosnicima gradova te diplomatskim zborom u zemlji i inozemstvu te s tim u vezi službenih putovanja, u suradnji sa službom za poslove protokola, poslovi u vezi s provedbom međunarodne razvojne suradnje i humanitarne pomoći inozemstvu, priprema stručnih podloga za izradu akata, odnosno dokumenata o uspostavi i provedbi postojeće međugradske i međunarodne suradnje te o međunarodnoj razvojnoj suradnji i humanitarnoj pomoći inozemstvu i drugi poslovi iz djelokruga Službe

IV. SISTEMATIZACIJA RADNIH MJESTA

Članak 7.

U Uredu se sistematizira 72 radnih mjesta sa 127 izvršitelja.

Radna mjesta s opisom radnih mjesta koji sadrži osnovne podatke o radnim mjestima, opise poslova radnih mjesta i opise razine standardnih mjerila za klasifikaciju radnih mjesta propisane Uredbom o klasifikaciji radnih mjesta u lokalnoj i područnoj (regionalnoj) samoupravi te potrebnim brojem izvršitelja navedena su u prilogu: Sistematizacija radnih mjesta u Uredu koja je sastavni dio ovog pravilnika.

V. NAČIN RADA I UPRAVLJANJE U UREDU

Članak 8.

U Uredu se organizira obavljanje poslova i utvrđuje godišnji plan rada.

Plan rada sadrži opći prikaz poslova koje će Ured obaviti sukladno svom djelokrugu i nadležnosti u planiranom razdoblju te podatke o planiranim ciljevima, a vezanim uz ciljeve sadržane u aktima planiranja koji se izrađuju sukladno propisima o sustavu strateškog planiranja i upravljanja razvojem Republike Hrvatske.

Plan rada donosi pročelnik, najkasnije do kraja tekuće za iduću godinu.

Članak 9.

Zbog prirode posla u Službi za informiranje i medije određuje se da rad na radnim mjestima voditelja Službe za informiranje i medije, višeg stručnog savjetnika - koordinatora za informiranje i medije, višeg stručnog savjetnika za informiranje i medije, stručnog savjetnika za informiranje i medije, višeg stručnog suradnika za informiranje i medije, stručnog suradnika za informiranje i medije, višeg stručnog referenta za organizaciju događaja i stručnog referenta za organizaciju događaja, počinje u 8,00 sati i završava u 20,00 sati, uz osmosatno dnevno radno vrijeme.

Zbog prirode posla u Službi za promidžbu i vizualni identitet Grada određuje se da rad na radnim mjestima stručni referent za promidžbu i vizualni identitet Grada i fotoreporter počinje u 8,00 sati i završava u 20,00 sati, uz osmosatno dnevno radno vrijeme.

Raspored rada određuje neposredno nadređeni službenik o čemu vodi posebnu evidenciju.

Članak 10.

Uredom upravlja pročelnik Ureda u skladu sa zakonom.

Pročelnik Ureda ima pomoćnike koji upravljaju Sektorom za poslove kabineta gradonačelnika, protokol i građane, Sektorom za informiranje i komunikaciju i Sektorom za pravne i financijske poslove kao i pomoćnika pročelnika koji pomaže pročelniku u radu, a može biti zadužen za određena područja rada, te obavlja i druge poslove koje mu povjeri pročelnik.

Radom unutarnjih ustrojstvenih jedinica upravljaju:

- Sektorom - pomoćnik pročelnika

- Kabinetom - voditelj Kabineta

- Službom - voditelj Službe.

Članak 11.

Pročelnik Ureda održava kolegij u čijem radu sudjeluju njegovi pomoćnici, voditelj Kabineta, voditelji službi, te drugi službenici/namještenici ako pročelnik ocijeni da je to potrebno.

O sastavu kolegija, pitanjima koja će se na njemu razmatrati, te o vremenu i mjestu njegova održavanja odlučuje pročelnik.

Članak 12.

Pročelnik gradskog upravnog tijela može osnovati radnu skupinu za izradu nacrta prijedloga propisa, razmatranje nacrta zakona i drugih propisa te davanje primjedaba, prijedloga i mišljenja i za razmatranje drugih pitanja iz djelokruga i nadležnosti Ureda, davanja mišljenja o njima i predlaganja načina rješavanja.

Ako je potrebno da u radu radne skupine, zbog složenosti pitanja, odnosno potrebe konzultiranja više različitih upravnih područja, sudjeluju službenici i namještenici iz drugih gradskih upravnih tijela, oni mogu sudjelovati u radu, uz suglasnost pročelnika upravnog tijela u kojem rade.

VI. VOĐENJE UPRAVNOG POSTUPKA I RJEŠAVANJE O UPRAVNIM STVARIMA

Članak 13.

U upravnom postupku postupa službenik u opisu poslova kojega je vođenje tog postupka ili rješavanje o upravnim stvarima.

Službenik ovlašten za rješavanje o upravnim stvarima ovlašten je i za vođenje postupka koji prethodi rješavanju.

Kada je službenik, u opisu poslova kojega je vođenje upravnog postupka ili rješavanje o upravnim stvarima odsutan, spriječen ili ako radno mjesto nije popunjeno, za vođenje postupka, odnosno rješavanje o upravnoj stvari nadležna je osoba koju odredi neposredno nadređeni službenik, odnosno pročelnik.

VII. LAKE POVREDE SLUŽBENE DUŽNOSTI

Članak 14.

Lake povrede službene dužnosti, osim lakih povreda propisanih Zakonom, su:

- blaži oblici nedoličnog ponašanja u obavljanju poslova te nekorektno ponašanje prema drugim službenicima i namještenicima,

- odbijanje uobičajene suradnje u obavljanju poslova s drugim službenicima i namještenicima,

- dolazak na radno mjesto neprimjereno odjeven.

VIII. ZAVRŠNE ODREDBE

Članak 15.

Danom stupanja na snagu ovog pravilnika prestaje važiti Pravilnik o unutarnjem redu Ureda gradonačelnika od 30.9.2010., 20.12.2010., 14.1.2011., 3.3.2011., 6.4.2011., 14.4.2011., 1.6.2011., 8.7.2011., 22.7.2011., 27.9.2011., 28.11.2011., 1.1.2012., 2.5.2012., 11.6.2012., 26.7.2012., 12.9.2012., 29.10.2012., 11.1.2013., 26.3.2013., 25.4.2013., 12.7.2013., 18.9.2013., 11.11.2013., 18.11.2013., 20.11.2013., 20.1.2014., 3.2.2014., 21.3.2014., 27.3.2014., 18.4.2014., 21.5.2014., 14.7.2014., 6.8.2014., 4.3.2015., 18.9.2015., 19.2.2016., 7.4.2016., 20.5.2016., 15.6.2016., 29.8.2016., 19.9.2016., 12.10.2016., 21.11.2016., 27.12.2016., 20.2.2017., 12.4.2017., 18.5.2017., 9.6.2017., 27.6.2017., 14.7.2017., 8.8.2017., 24.8.2017., 25.9.2017., 31.10.2017., 24.11.2017., 22.3.2018., 4.6.2018., Službeni glasnik Grada Zagreba 16/18 - pročišćeni tekst, 19/18, 24/18, 9/19, 15/19, 22/19, 6/20, 17/20, 6/21 i 18/21.

Članak 16.

Ovaj pravilnik stupa na snagu osmog dana od dana objave u Službenom glasniku Grada Zagreba.

KLASA: 024-07/22-02/15

URBROJ: 251-01-02-22-2

Zagreb, 27. 4. 2022.

Gradonačelnik

Grada Zagreba

Tomislav Tomašević, mag. pol., v. r.