Pravilnik o zaprimanju i vrednovanju inicijativa, odobrenju i uspostavi te provedbi i zatvaranju projekata u Gradu Zagrebu

Na temelju članka 56. točke 24. Statuta Grada Zagreba (Službeni glasnik Grada Zagreba 19/99, 19/01, 20/01 - pročišćeni tekst, 10/04, 18/05, 2/06, 18/06, 7/09, 16/09, 25/09 i 10/10), gradonačelnik Grada Zagreba, 18. rujna 2012., donosi

PRAVILNIK

o zaprimanju i vrednovanju inicijativa, odobrenju i uspostavi te provedbi i zatvaranju projekata u Gradu Zagrebu

I. OPĆE ODREDBE

Članak 1.

Ovim se pravilnikom uređuje procedura zaprimanja i vrednovanja inicijativa, odobrenja i uspostave te provedbe i zatvaranja projekata u Gradu Zagrebu.

Ured gradonačelnika izrađuje obrasce, provodi procedure zaprimanja i vrednovanja inicijativa, vrednovanja projekata, uspostave projekata, provedbe projekata, administrativnih radnji u tijeku projekata, te procedure zatvaranja projekata.

Svu dokumentaciju, od pokretanja inicijative do zaključivanja projekta, nadležna gradska upravna tijela u jednome primjerku dostavljaju Uredu gradonačelnika.

Ured gradonačelnika čuva dokumentaciju o inicijativama i projektima iz stavka 3. ovoga članka te vodi evidenciju u Dnevniku inicijativa i projekata Grada Zagreba u elektroničkom obliku.

II. ZNAČENJE POJMOVA

Članak 2.

U ovom pravilniku pojedini pojmovi imaju sljedeće značenje:

1. inicijativa - prijedlog za novi posao, proces ili za poboljšanje postojećih poslova ili procesa;

2. nacrt projektnoga prijedloga - dokument koji sadrži detaljnu razradu inicijative;

3. projektni prijedlog - dokument ili niz dokumenata koji detaljno opisuju projekt;

4. kriteriji za vrednovanje projektnih prijedloga - način ocjenjivanja opravdanosti projekta;

5. projekt - niz privremenih aktivnosti koje se poduzimaju kako bi se kreirao jedinstveni proizvod, usluga ili rezultat;

6. plan projekta - projektna dokumentacija za uspostavu projekta;

7. konačni plan projekta - projektna dokumentacija za provedbu projekta;

8. voditelj projekta - stručna osoba za područje planiranja, organiziranja i vođenja projekata;

9. koordinator projekta - osoba zadužena za koordinaciju i kontrolu projekta;

10. vodstvo projekta - upravljačka struktura projekta, odnosno osoba/osobe odgovorne za rezultate projektnih aktivnosti i/ili odgovorne za nadzor projektnih aktivnosti;

11. projektni tim - tim osoba (članovi projekta) zaduženih za provođenje projektnih aktivnosti;

12. projektna organizacija - članovi projekta, odnosno vodstvo projekta i projektni tim/ovi;

13. Dnevnik inicijativa i projekata Grada Zagreba - baza podataka koja sadrži informacije o zaprimljenim inicijativama i uspostavljenim projektima.

III. INICIJATIVA

Članak 3.

Inicijativu mogu dati gradska upravna tijela, svaki zaposlenik gradske uprave Grada Zagreba te svaka fizička ili pravna osoba (u daljnjem tekstu: inicijator).

Inicijativa se podnosi Uredu gradonačelnika u pisanome obliku.

Ako je inicijator gradsko upravno tijelo uz inicijativu se obvezno prilaže i nacrt projektnoga prijedloga. Inicijative ostalih inicijatora Ured gradonačelnika dostavlja gradskome upravnom tijelu nadležnom za poslove koji su predmet inicijative (dalje u tekstu: nadležno tijelo) na odobravanje.

Članak 4.

Ured gradonačelnika, u suradnji s Gradskim uredom za strategijsko planiranje i razvoj Grada, Gradskim uredom za financije, nadležnim tijelom te drugim osobama koje odredi gradonačelnik analizira i vrednuje inicijativu s aspekta izvedivosti, opravdanosti i učinkovitosti projekta, stupnja složenosti projekta te zakonitog, namjenskog i svrhovitog korištenja proračunskih sredstava.

Na temelju analize i vrednovanja tijela iz stavka 1. ovoga članka Ured gradonačelnika predlaže gradonačelniku Grada Zagreba (dalje u tekstu: gradonačelnik) prihvaćanje inicijative i imenovanje voditelja projekta.

Gradonačelnik zaključkom odlučuje o prihvaćanju inicijative i imenovanju voditelja projekta.

IV. PLANIRANJE PROJEKTA

Članak 5.

Voditelj projekta, u suradnji s inicijatorom i/ili nadležnim tijelom, razrađuje inicijativu i sastavlja projektni prijedlog.

Voditelj projekta dostavlja projektni prijedlog Uredu gradonačelnika i nadležnom tijelu.

Ured gradonačelnika provodi proceduru vrednovanja projektnoga prijedloga prema kriterijima za vrednovanje projektnih prijedloga koje donosi gradonačelnik.

Članak 6.

Na temelju vrednovanja iz članka 5. stavka 3. ovoga pravilnika te usuglašavanja voditelja projekta, nadležnog tijela i Ureda gradonačelnika, Ured gradonačelnika predlaže gradonačelniku prihvaćanje projektnoga prijedloga.

Gradonačelnik zaključkom odlučuje o prihvaćanju projektnoga prijedloga i imenovanju koordinatora projekta.

Na temelju prihvaćenoga projektnog prijedloga voditelj projekta izrađuje plan projekta i predlaže projektnu organizaciju koju odobrava koordinator projekta.

Voditelj projekta dostavlja plan projekta i predloženu projektnu organizaciju Uredu gradonačelnika.

Ured gradonačelnika predlaže gradonačelniku prihvaćanje plana projekta i projektne organizacije.

V. ODOBRENJE PROJEKTA

Članak 7.

Gradonačelnik zaključkom odlučuje o prihvaćanju plana projekta te uspostavi projekta i projektne organizacije, u kojem su definirane i ovlasti i odgovornosti članova projektne organizacije.

VI. USPOSTAVA PROJEKTA

Članak 8.

U fazi uspostave projekta projektni tim/ovi izrađuje/u konačni plan projekta i definira/ju način evaluacije projekta.

Konačni plan projekta potpisuju voditelj projekta i koordinator projekta te ga dostavljaju Uredu gradonačelnika.

Ured gradonačelnika predlaže gradonačelniku prihvaćanje konačnoga plana projekta.

Gradonačelnik zaključkom odlučuje o prihvaćanju konačnog plana projekta te o provedbi projekta.

VII. PROVEDBA PROJEKTA

Članak 9.

U fazi provedbe projekta, a u svrhu postizanja ciljeva definiranih konačnim planom projekta, odvijaju se sljedeće aktivnosti:

- provedba aktivnosti definiranih konačnim planom projekta,

- vrednovanje rezultata projekta,

- implementacija rezultata projekta prema krajnjim korisnicima i

- prezentacijske i marketinške aktivnosti.

Članovi projektne organizacije, u skladu s definiranim ovlastima i odgovornostima, provode aktivnosti iz stavka 1. ovoga članka.

Voditelj projekta mjesečno, kvartalno, polugodišnje i godišnje u pisanome obliku izvješćuje vodstvo projekta o statusu i napretku projekta.

Vodstvo projekta prati napredak projekta radi nadzora korištenja proračunskih sredstava i drugih resursa, provedbe aktivnosti, ostvarivanja rezultata i upravljanja rizicima te predlaže mjere što ih je potrebno poduzeti za osiguravanje daljnjega napretka i provedbe projekta u skladu s konačnim planom projekta, te o tome izvješćuje gradonačelnika.

Članak 10.

Voditelj projekta, uz suglasnost koordinatora projekta, dostavlja Uredu gradonačelnika prijedlog za prelazak iz faze provedbe projekta u fazu prihvaćanja/primopredaje projekta.

Ured gradonačelnika dostavlja gradonačelniku prijedlog iz točke 1. ovoga članka na odlučivanje.

Gradonačelnik zaključkom odlučuje o prihvaćanju/primopredaji projekta.

VIII. PRIHVAĆANJE/PRIMOPREDAJA PROJEKTA

Članak 11.

U fazi prihvaćanja/primopredaje projekta obavlja se prihvaćanje/primopredaja rezultata projekta od strane voditelja projekta nadležnome tijelu i/ili krajnjem/im korisniku/cima.

Voditelj projekta sastavlja zapisnik o prihvaćanju/primopredaji rezultata projekta.

Zapisnik o prihvaćanju/primopredaji rezultata projekta potpisuju voditelj projekta, koordinator projekta, nadležno tijelo i/ili krajnji korisnik/ci.

Članak 12.

Voditelj projekta upućuje prijedlog za zatvaranje projekta zajedno sa završnim izvješće o projektu, koordinatoru projekta na odobrenje.

Nakon odobrenja iz stavka 1. ovoga članka voditelj projekta prijedlog za zatvaranje projekta sa završnim izvješćem projekta dostavlja Uredu gradonačelnika.

Ured gradonačelnika provodi evaluaciju projekta te dostavlja gradonačelniku završno izvješće o projektu i predlaže zatvaranje projekta.

Gradonačelnik zaključkom odlučuje o zatvaranju projekta.

IX. ZAKLJUČIVANJE PROJEKTA

Članak 13.

Nakon zatvaranja projekta Ured gradonačelnika kontrolira i kompletira cjelokupnu projektnu dokumentaciju.

Ured gradonačelnika na prijedlog voditelja projekta te uz suglasnost koordinatora projekta, predlaže gradonačelniku raspuštanje projektne organizacije.

Gradonačelnik zaključkom odlučuje o raspuštanju projektne organizacije.

X. PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE

Članak 14.

Projekti Grada Zagreba koji su započeli s provedbom prije stupanja na snagu ovoga pravilnika bit će provedeni u skladu s preuzetim obvezama.

Članak 15.

Ovaj pravilnik stupa na snagu osmoga dana nakon objave u Službenome glasniku Grada Zagreba.

KLASA: 023-05/12-01/39

URBROJ: 251-03-02-12-2

Zagreb, 18. rujna 2012.

Gradonačelnik

Grada Zagreba

Milan Bandić, dipl. politolog, v.r.