Pravilnik o naknadi troškova za službena putovanja

Na temelju članka 60. stavka 1. točke 26. Statuta Grada Zagreb (Službeni glasnik Grada Zagreba 23/16, 2/18, 23/18, 3/20, 3/21, 11/21 - pročišćeni tekst i 16/22), gradonačelnik Grada Zagreba, 18. srpnja 2024., donosi

PRAVILNIK

o naknadi troškova za službena putovanja

OPĆE ODREDBE

Članak 1.

Ovim se pravilnikom utvrđuju pravo, vrste i postupak ostvarivanja naknade za troškove službenih putovanja za potrebe Grada Zagreba.

Izrazi koji se koriste u ovom pravilniku, a imaju rodno značenje, bez obzira na to jesu li korišteni u muškom ili ženskom rodu odnose se jednako na muški i ženski rod.

Članak 2.

U smislu ovoga pravilnika pojedini pojmovi imaju sljedeća značenja:

Zaposlenik je gradonačelnik, zamjenik gradonačelnika, predsjednik Gradske skupštine Grada Zagreba (dalje u tekstu: Gradske skupštine), potpredsjednik Gradske skupštine, službenik ili namještenik gradskog upravnog tijela Grada Zagreba.

Vanjski suradnik je osoba koja nije zaposlenik, a upućuje se na službeno putovanje za potrebe Grada Zagreba.

Službeno putovanje je putovanje u zemlji ili u inozemstvu na koje se upućuje zaposlenik ili vanjski suradnik, za potrebe Grada Zagreba, na udaljenosti najmanje 30 km od mjesta polaska, u trajanju do 30 dana neprekidno.

Mjesto polaska/mjesto povratka je mjesto rada, mjesto prebivališta ili boravišta zaposlenika ili vanjskog suradnika, a iznimno drugo mjesto kada se zaposlenik ili vanjski suradnik na službeno putovanje upućuje izravno s prethodnog službenog putovanja ili se u trenutku upućivanja na službeno putovanje nalazi izvan mjesta rada, mjesta prebivališta ili boravišta.

Putni nalog je isprava na temelju koje se ostvaruje pravo na naknadu troškova službenog putovanja.

Vjerodostojna isprava je isprava koja se prilaže uz putni nalog, a kojom se dokazuju nastali izdatci na službenom putovanju (računi, obračuni, odluke, ispis transakcije korištenja ENC uređaja sa službene internetske stranice izdavatelja ENC kartice, potvrde o cijeni karata za prijevoz i slično).

Članak 3.

Vanjskom suradniku gradonačelnik pisano odobrava odlazak na službeno putovanje kada obavlja poslove za potrebe Grada Zagreba.

Vanjskom suradniku predsjednik Gradske skupštine pisano odobrava odlazak na službeno putovanje kada obavlja poslove za potrebe Gradske skupštine.

Vanjski suradnik obvezan je ispuniti i potpisati izjavu primatelja drugog dohotka te dostaviti presliku osobne iskaznice i presliku ugovora o transakcijskom računu gdje je vidljiv IBAN transakcijskog računa ili potvrdu banke o otvorenom transakcijskom računu.

PUTNI NALOG

Članak 4.

Službeno putovanje odobrava se na temelju zahtjeva za putni nalog (Prilog 1).

Zahtjev za putni nalog (dalje u tekstu: zahtjev) ispunjava i potpisuje zaposlenik ili vanjski suradnik koji se upućuje na službeno putovanje (dalje u tekstu: osoba koja se upućuje na službeno putovanje).

Kada se na isto službeno putovanje upućuje više zaposlenika istog gradskog upravnog tijela, kojima ista osoba odobrava službeno putovanje, ispunjava se jedan zahtjev.

Uz zahtjev se prilaže pozivno pismo, oglas za konferenciju, prijava za seminar i slično, a u slučaju usmenog poziva ili dogovora, pisano obrazloženje razloga za odlazak.

Kada su pozivno pismo, oglas za konferenciju, prijava za seminar ili slično, napisani na stranom jeziku, prilaže se njihov sažetak u neslužbenom prijevodu na hrvatskom jeziku, koji sadrži osnovne podatke o razlogu odlaska na službeno putovanje.

Članak 5.

Zahtjev se predaje najkasnije četiri radna dana prije polaska na službeno putovanje u zemlji, a najkasnije sedam radnih dana prije polaska na službeno putovanje u inozemstvo.

Iznimno, zahtjev se može predati u kraćem roku, u slučaju hitnog odlaska na službeno putovanje.

Odobreni zahtjev s prilozima iz članka 4. stavaka 4. i 5. ovog pravilnika dostavlja se osobi zaduženoj za izradu putnog naloga najkasnije tri radna dana prije službenog putovanja u zemlji, a najkasnije pet radnih dana prije službenog putovanja u inozemstvo.

Na temelju odobrenog zahtjeva izdaje se putni nalog (Prilog 2).

Članak 6.

Zahtjev odobrava:

- gradonačelnik: zamjeniku gradonačelnika, pročelniku i vanjskom suradniku iz članka 3. stavka 1. ovoga pravilnika,

- pročelnik, uz suglasnost gradonačelnika: zamjeniku pročelnika, pomoćniku pročelnika te ostalim službenicima i namještenicima,

- pročelnik Ureda gradonačelnika: gradonačelniku,

- predsjednik Gradske skupštine: vanjskom suradniku iz članka 3. stavka 2. ovoga pravilnika,

- pročelnik Stručne službe Gradske skupštine: predsjedniku Gradske skupštine i potpredsjednicima Gradske skupštine.

Putni nalog potpisuje:

- gradonačelnik: zamjeniku gradonačelnika, pročelniku, i vanjskom suradniku iz članka 3. stavka 1. ovoga pravilnika,

- pročelnik: zamjeniku pročelnika, pomoćniku pročelnika te ostalim službenicima i namještenicima,

- pročelnik Ureda gradonačelnika: gradonačelniku,

- pročelnik Stručne službe Gradske skupštine: predsjedniku Gradske skupštine, potpredsjednicima Gradske skupštine i vanjskom suradniku iz članka 3. stavka 2. ovoga pravilnika.

Članak 7.

Osobi upućenoj na službeno putovanje pripada dnevnica, naknada troškova prijevoza i smještaja i ostalih troškova utvrđenih ovim pravilnikom.

Naknada troškova prijevoza ne pripada osobi koja se upućuje na službeno putovanje službenim vozilom.

DNEVNICA

Članak 8.

Dnevnica za službeno putovanje je naknada za pokriće izdataka prehrane, pića i prijevoza u mjestu u koje je osoba upućena na službeno putovanje, a obračunava se do visine na koju se, prema propisima o porezu na dohodak, ne plaća porez.

Kada je na službenom putovanju osiguran ručak ili večera ili oboje, dnevnica se umanjuje za iznos utvrđen propisima o porezu na dohodak.

Dnevnica za službeno putovanje na koje se osoba upućuje radi obavljanja poslova provedbe projekata koji se financiraju iz sredstava Europske unije te drugih međunarodnih izvora financiranja (per diem dnevnica), obračunava se u visini utvrđenoj projektom.

Članak 9.

Jedna dnevnica obračunava se za svaka 24 sata provedena na službenom putovanju.

Za službeno putovanje koje traje od 8 do 12 sati obračunava se pola dnevnice, a za službeno putovanje koje traje duže od 12 sati obračunava se jedna dnevnica.

Dnevnica se obračunava od trenutka polaska do trenutka povratka.

Iznimno, prije polaska na službeno putovanje, isplaćuje se predujam za dnevnice u visini procijenjenog iznosa dnevnice.

Članak 10.

Na službeno putovanje u inozemstvo i isplatu dnevnica primjenjuju se propisi o porezu na dohodak.

Dnevnica za službeno putovanje u inozemstvo obračunava se sukladno aktu Vlade Republike Hrvatske kojim se uređuje visina dnevnice za službeno putovanje u inozemstvo za korisnike koji se financiraju iz sredstava državnog proračuna.

Dnevnica se isplaćuje u eurima. Osobe koje putuju u zemlje u kojima službena valuta nije euro, dužne su potpisati Izjavu o isplati dnevnice za službeno putovanje u inozemstvo (Prilog 3).

Protuvrijednost u eurima obračunava se na dan završetka službenog puta prema srednjem tečaju Hrvatske narodne banke.

TROŠKOVI PRIJEVOZA

Članak 11.

Za službeno putovanje mogu se koristiti sredstva javnog prijevoza (zrakoplov, brod, vlak, autobus) ili službeno vozilo Grada Zagreba, s vozačem ili bez vozača službenog vozila.

Na pitanja o korištenju službenih vozila Grada Zagreba na službenom putovanju iz stavka 1. ovog članka koja nisu uređena ovim pravilnikom, primjenjuje se pravilnik kojim se uređuje korištenje službenih vozila.

Iznimno, kada korištenje službenog vozila ili javnog prijevoza nije moguće ili nije ekonomično, ili pak zbog specifičnih okolnosti nije oportuno, za službeno putovanje može se koristiti privatno vozilo.

Obrazloženi zahtjev za korištenje privatnog vozila iz stavka 3. ovog članka odobrava:

- gradonačelnik: zamjeniku gradonačelnika, pročelniku, i vanjskom suradniku iz članka 3. stavka 1. ovog pravilnika,

- pročelnik Ureda gradonačelnika: gradonačelniku,

- pročelnik Stručne službe Gradske skupštine, uz suglasnost gradonačelnika: predsjedniku Gradske skupštine i potpredsjednicima Gradske skupštine;

- predsjednik Gradske skupštine, uz suglasnost gradonačelnika: vanjskom suradniku iz članka 3. stavka 2. ovog pravilnika,

- pročelnik, uz suglasnost gradonačelnika: ostalim službenicima i namještenicima.

Naknada za korištenje privatnog vozila na službenom putovanju obračunava se za prijeđene kilometre od mjesta polaska do mjesta u koje je osoba upućena na službeno putovanje, te od mjesta na koje je osoba upućena na službeno putovanje do mjesta povratka, prema udaljenostima utvrđenima na službenoj internetskoj stranici Hrvatskog autokluba za putovanja u tuzemstvu, a za putovanja u inozemstvu prema udaljenostima utvrđenima na službenoj internetskoj stranici ViaMichelin: Michelin route planner, do visine iznosa na koji se prema propisima o porezu na dohodak ne plaća porez.

Ako više osoba putuje istim privatnim automobilom, naknada se isplaćuje samo jednoj osobi.

Kada se koristi privatno vozilo za službeno putovanje, uz putni nalog prilažu se računi za cestarine, tunelarine, mostarine, trajekte, parkiranje i slično te popunjeni obrazac Evidencija korištenja privatnog automobila u službene svrhe (Prilog 4).

Prilikom korištenja ENC kartice, uz putni nalog prilaže se ispis transakcije korištenja ENC uređaja sa službene internetske stranice izdavatelja ENC kartice.

Za štete i krađe privatnog vozila, te prekršajne kazne, nastale korištenjem privatnog vozila u službene svrhe, Grad Zagreb ne snosi troškove.

Članak 12.

Naknada troškova prijevoza zrakoplovom obračunava se u visini cijene karte za ekonomsku klasu.

Iznimno, naknada troškova prijevoza zrakoplovom obračunava se u visini cijene karte za poslovnu klasu kada nema ekonomske klase ili su sva mjesta u ekonomskoj klasi popunjena.

Iznimno, gradonačelniku, zamjenicima gradonačelnika, predsjedniku Gradske skupštine, zamjenicima predsjednika Gradske skupštine te osobama koje se upućuju na službeno putovanje u njihovoj pratnji, naknada troškova prijevoza zrakoplovom za interkontinentalne i prekooceanske letove obračunava se u visini cijene karte za poslovnu klasu.

Članak 13.

Naknada troškova prijevoza odobrava se i za trošak prijevoza od:

- mjesta polaska do zračne luke, pristaništa broda, stanice vlaka odnosno autobusne stanice;

- zračne luke, pristaništa broda, stanice vlaka odnosno autobusne stanice do hotela;

- hotela do zračne luke, pristaništa broda, stanice vlaka odnosno autobusne stanice;

- zračne luke, pristaništa broda, stanice vlaka odnosno autobusne stanice do mjesta povratka.

TROŠKOVI SMJEŠTAJA

Članak 14.

Naknada za smještaj na službenom putovanju obračunava se u visini cijene noćenja s doručkom, u hotelu kategorizacije do četiri zvjezdice.

Iznimno, naknada za smještaj obračunava se u visini cijene noćenja s doručkom u hotelu više kategorizacije kada su sva mjesta u hotelima kategorizacije do četiri zvjezdice popunjena ili je smještaj u hotelima više kategorizacije povoljniji.

Ako organizator odnosno domaćin određuje uvjete smještaja osobi koja se upućuje na službeno putovanje, naknada za smještaj obračunava se u visini njegove cijene.

OSTALI TROŠKOVI

Članak 15.

Za službeno putovanje u inozemstvo trošak za izdavanje putnih isprava, zdravstvenog osiguranja, cijepljenja i liječničkog pregleda, obračunava se u visini stvarnih iznosa.

Članak 16.

Iznimno, na temelju posebnog obrazloženja u zahtjevu ili u izvješću sa službenog putovanja, a na temelju vjerodostojne isprave, obračunava se trošak:

- kotizacije;

- prijevoza dokumentacije;

- usluge prevođenja;

- internetskih usluga;

- najma prostora za sastanke i smještaj opreme;

- uredskog materijala;

- dnevnog smještaja u hotelu.

IZVJEŠĆE O SLUŽBENOM PUTOVANJU

Članak 17.

Izvješće sa službenog putovanja (Prilog 5) podnosi se u roku od tri radna dana od dana povratka sa službenog putovanja u zemlji, a u roku od sedam radnih dana od dana povratka sa službenog putovanja u inozemstvo, osim kada je osoba upućena na drugo službeno putovanje u roku od 24 sata.

Izvješće sa službenog putovanja (dalje u tekstu: izvješće) podnosi se osobi koja je potpisala putni nalog.

Uz izvješće se prilaže putni nalog i vjerodostojne isprave.

Vjerodostojnost priloženih isprava osoba upućena na službeno putovanje potvrđuje svojim potpisom na obračunu putnih troškova, a osoba koja je potpisala putni nalog svojim potpisom na obračunu ovjerava da je službeno putovanje obavljeno sukladno putnom nalogu.

Izvješće te ovjereni putni nalog i obračun s vjerodostojnim ispravama dostavljaju se gradskom upravnom tijelu nadležnom za poslove financija.

Gradsko upravno tijelo nadležno za poslove financija pisanim će putem obavijestiti podnositelja ako je priloženu dokumentaciju potrebno dopuniti ili ispraviti.

Gradsko upravno tijelo nadležno za poslove financija obvezno je izvršiti isplatu u roku od sedam radnih dana od primitka putnog naloga i obračuna, isključivo na račun osobe koja je upućena na službeno putovanje.

Ako se obračunom utvrdi neopravdani trošak osobe upućene na službeno putovanje, osoba je dužna podmiriti navedeni trošak u roku od pet radnih dana od primitka obračuna.

Osoba upućena na službeno putovanje ne može podnijeti zahtjev za sljedeće službeno putovanje ako nije podnijela izvješće sa prethodnih službenih putovanja i podmirila utvrđeni trošak, osim u slučaju kada je osoba upućena na drugo službeno putovanje u roku od 24 sata.

Osoba upućena na službeno putovanje dužna je vratiti iznos predujma troškova koji joj je isplaćen, u roku od 30 dana od isplate predujma, ako izvješće s vjerodostojnim ispravama ne podnese u roku iz stavka 1. ovoga članka.

Članak 18.

Gradska upravna tijela vode evidenciju o službenim putovanjima, za službena putovanja iz svojeg djelokruga, na obrascu evidencija o službenim putovanjima (Prilog 6).

Evidencija o službenim putovanjima za sva gradska upravna tijela vodi se u Uredu gradonačelnika.

Evidenciju iz stavka 1. ovoga članka gradska upravna tijela obvezna su dostavljati Uredu gradonačelnika:

- do 15. travnja za razdoblje siječanj - ožujak tekuće godine;

- do 15. srpnja za razdoblje travanj - lipanj tekuće godine;

- do 15. listopada za razdoblje srpanj - rujan tekuće godine;

- do 15. siječnja za razdoblje listopad - prosinac prethodne godine.

Članak 19.

Prilozi 1, 2, 3, 4, 5 i 6 sastavni su dio ovog pravilnika.

Članak 20.

Danom stupanja na snagu ovog pravilnika prestaje važiti Pravilnik o naknadi troškova za službena putovanja (Službeni glasnik Grada Zagreba 8/17, 12/17, 15/18 i 20/19).

Članak 21.

Ovaj pravilnik stupa na snagu osmoga dana od dana objave u Službenom glasniku Grada Zagreba.

KLASA: 130-01/24-03/90

URBROJ: 251-01-12-24-2

Zagreb, 18. 7. 2024.

Gradonačelnik

Grada Zagreba

Tomislav Tomašević, mag. pol., v. r.

Prilog 1.

ZAHTJEV ZA PUTNI NALOG.pdf