Posljednjom izmjenom Zakona prvenstveno se proširuje predmet koji Zakon uređuje. U odnosu na prethodnu važeću verziju Zakona sada se njime uz ustrojstvo, ovlasti i način rada javnog bilježništva uređuje i nadzor nad radom te druga pitanja važna za javno bilježništvo kao javnu službu (članak 1. Zakona).

Nadalje, u članku 3. Zakona dodan je stavak 3., koji kaže da javni bilježnici mogu sastavljati javnobilježničke isprave u elektroničkom obliku kada je to posebno propisano. Iz članka 6. Zakona brisana je odredba o mogućnosti javnog bilježnika da ima grb. Javnim bilježnicima kao sredstvo ovjeravanja isprava sada ostaju službeni pečat i žig.

Izmjenama Zakona dodan je novi članak 12.a kojim se određuje da su javni bilježnici u obavljanju službe i u slobodno vrijeme dužni poštivati Kodeks javnobilježničke etike kojim se utvrđuju načela i pravila njihova ponašanja radi čuvanja ugleda javnobilježničke službe. Kodeks donosi Skupština Hrvatske javnobilježničke komore (u nastavku teksta: Komora).

Uvjeti i postupak imenovanja

Promijenjeni su i određeni uvjeti koje osoba mora zadovoljavati da bi mogla biti imenovana za javnog bilježnika kao i postupak imenovanja. Nakon provedene izmjene, uvjeti za imenovanje javnog bilježnika su sljedeći:

1. državljanstvo Republike Hrvatske ili druge države članice Europske unije
2. poslovna i zdravstvena sposobnost za obavljanje službe javnog bilježnika
3. završen sveučilišni studij prava na pravnom fakultetu u Republici Hrvatskoj ili priznata odgovarajuća inozemna visokoškolska kvalifikacija
4. položen pravosudni i javnobilježnički ispit
5. najmanje četiri godine radnog staža na pravnim poslovima nakon položenoga pravosudnoga ispita
6. dostojnost javnog povjerenja za obavljanje javnobilježničkog poziva
7. obvezivanje osobe da će, ako bude imenovana za javnog bilježnika, napustiti drugu naplatnu službu ili kakvo drugo naplatno zaposlenje, ili članstvo u tijelu pravne osobe koja obavlja kakvu gospodarsku djelatnost
8. aktivno vladanje hrvatskim jezikom i drugim jezikom koji je službeni na području na kojemu treba obavljati javnobilježničku službu
9. dana izjava da će, ako bude imenovana za javnog bilježnika, najkasnije u roku od šest mjeseci od dana imenovanja osigurati opremu i prostorije koje su prema kriterijima što ih je utvrdilo ministarstvo nadležno za poslove pravosuđa, potrebni i primjereni za obavljanje javnobilježničke službe.

Nadalje, proširen je krug osoba koje će se smatrati nedostojnima javnog povjerenja za obavljanje javnobilježničkog poziva. To su osobe:

- protiv kojih je pokrenut kazneni postupak za kaznena djela za koja se goni po službenoj dužnosti

- koje su osuđene zbog kaznenog djela iz koristoljublja ili zbog kaznenog djela koje se goni po službenoj dužnosti, sve dok traju pravne posljedice osude

- koje su odlukom stegovnog tijela razriješene dužnosti suca ili zamjenika državnog odvjetnika, kojima je izrečena kazna prestanka državne službe odnosno kojima je oduzeto pravo na obavljanje službe javnog bilježnika, javnobilježničkog prisjednika, javnobilježničkog savjetnika ili javnobilježničkog vježbenika odnosno kojima je izrečena kazna gubitka prava na obavljanje odvjetništva, dok ne prođe deset godina od dana razrješenja, prestanka, gubitka odnosno oduzimanja prava

- na temelju ponašanja kojih je moguće opravdano zaključiti da neće pošteno i savjesno obavljati javnobilježničku službu

- koje imaju nepodmireni dospjeli dug po osnovi javnih davanja sukladno posebnim propisima

- protiv kojih je pokrenut postupak stečaja potrošača ili koje su glavni dioničari odnosno glavni nositelji osnivačkih prava pravne osobe nad kojom je otvoren stečajni postupak.

Što se tiče postupka imenovanja javnih bilježnika, ono je i dalje u nadležnosti ministra nadležnog za poslove pravosuđa koji će o imenovanju donijeti rješenje nakon provedenog natječaja. O prijavljenim kandidatima i dalje će se pribavljati mišljenje od službi odnosno tijela u kojima rade ili su radili. Novost je u tome što je Zakonom sada propisan i razgovor svakog kandidata s povjerenstvom koje će osnovati ministar nadležan za poslove pravosuđa. Povjerenstvo će kandidatima postaviti pitanja koja se odnose na njihov dosadašnji rad i aktivnosti na temelju kojih se može utvrditi njihov interes i sposobnost za pošteno i savjesno obavljanje javnobilježničke službe.

Određivanje javnobilježničkih mjesta

Mijenjane su i odredbe članka 16. Zakona koje se odnose na određivanje javnobilježničkih mjesta. Ono je i dalje u nadležnosti ministarstva nadležnog za poslove pravosuđa koje o tome odlučuje na temelju pribavljenog mišljenja Komore, sudova u Republici Hrvatskoj te nadležnog županijskog tijela, vodeći računa o tome da na području svakog zakonom određenog suda bude najmanje jedan javni bilježnik. Ipak, izostavljena je odredba o pravilu utvrđivanja dodatnog javnobilježničkog mjesta u područjima općinskih sudova na svakih 200 registriranih pravnih osoba ili obrtničkih radnji.

Pečat, potpis i informacijski sustav za rad javnih bilježnika

Novost je i dužnost javnog bilježnika da nakon polaganja prisege pribavi kvalificirani certifikat za elektronički potpis i elektronički pečat koji je izdao kvalificirani pružatelj usluga povjerenja. Kvalificirani elektronički potpis imat će jednak učinak kao i vlastoručni potpis i otisak pečata, dok će se ovjera kvalificiranim elektroničkim pečatom koristiti samo kada je to posebno propisano.

U svom radu javni bilježnici dužni su se stalno stručno usavršavati te će koristiti informacijski sustav koji odobrava Komora.

Razrješenje

Do promjena je došlo i u članku 21. Zakona koji uređuje razrješenje javnih bilježnika. Naime, proširen je krug razloga radi kojih se može razriješiti javnog bilježnika. Novi razlog je propust javnog bilježnika da osigura opremu i prostor za obavljanje javnobilježničke službe. Nadalje, javni bilježnik bit će razriješen i ako zbog zdravstvenog stanja ili bolesti postane trajno nesposoban za obavljanje javnobilježničke službe. Primjetno je da je ovaj razlog poopćen u odnosu na prethodno važeću verziju Zakona gdje je javni bilježnik razrješavan zbog tjelesnog nedostatka, tjelesne ili duhovne slabosti ili zbog bolesti koji su uzrokovali trajniju nesposobnost za uredno obavljanje službe. Postrožen je kriterij nesavjesnog vođenja poslova pa bi takvo vođenje dovelo do razrješenja javnog bilježnika kada ugrožava interese stranaka, ali i pravnu sigurnost i rad tijela vlasti koja su mu povjerila obavljanje pojedinih poslova. Konačno, novi razlog za razrješenje je pravomoćnom odlukom utvrđen nepodmireni dospjeli dug po osnovi javnih davanja.

Privremeno udaljenje iz službe

Osim razrješenja reguliran je i institut privremenog udaljenja iz službe. Za razliku od prethodno važeće verzije Zakona koja je uređivala situacije u kojima ministar nadležan za poslove pravosuđa (u nastavku teksta: ministar) može  javnog bilježnika privremeno udaljiti iz službe i situacije kada je to posljedica koja se događa po sili zakona, sada Zakon regulira situacije u kojima ministar mora i može javnog bilježnika privremeno udaljiti iz službe. Ministar će javnog bilježnika privremeno udaljiti iz službe ako je pokrenut postupak za lišenje poslovne sposobnosti javnog bilježnika, ako je pokrenut postupak za utvrđivanje trajne nesposobnosti za obavljanje javnobilježničke službe i ako je protiv javnog bilježnika pokrenut kazneni postupak za kazneno djelo za koje je predviđena kazna zatvora od pet godina ili teža kazna ili za djelo koje je po svojoj prirodi takvo da ga čini nedostojnim za obavljanje javnobilježničke službe. Nadalje, ministar može javnog bilježnika privremeno udaljiti iz službe ako je protiv javnog bilježnika pokrenut postupak za razrješenje zbog drugih osnova iz članka 21. Zakona, ako je u pokrenutom stegovnom postupku predloženo izricanje stegovne kazne oduzimanja prava na obavljanje službe i ako je protiv javnog bilježnika pokrenut kazneni postupak za kazneno djelo za koje je predviđena kazna zatvora do pet godina.

Zabrana druge službe ili zaposlenja

Ponovno je regulirana i zabrana obavljanja druge službe i zaposlenja. Naime, javni bilježnik ne smije istovremeno biti odvjetnik, niti biti u kojoj drugoj naplatnoj službi, ili imati kakvo drugo naplatno zaposlenje, ili biti članom tijela pravne osobe koja obavlja kakvu gospodarsku djelatnost. Navedena odredba prije je bila ublažena mogućnošću da Ministarstvo javnom bilježniku opozove dozvolu za obavljanje službe, za zaposlenje odnosno članstvo. Sada je navedena odredba izostavljena te se javnom bilježniku dozvoljava samo obavljanje dužnosti izvršitelja oporuke i skrbnika, bavljenje znanstvenom i nastavnom djelatnošću te objavljivanje stručnih radova.

Javnobilježnički poslovnik

U novom članku 42.a Zakona propisano je da se poslovanje u javnobilježničkim uredima propisuje Javnobilježničkim poslovnikom koji će, uz prethodno mišljenje Komore, donijeti ministar.

Čuvanje, izdavanje i sastavljanje javnobilježničkih isprava u elektroničkom obliku

Novododane su i odredbe članka 50.a, gdje se govori o čuvanju i izdavanju javnobilježničkih isprava u elektroničkom obliku. Komora će voditi jedinstveni elektronički arhiv svih javnobilježničkih isprava u elektroničkom obliku. Takva isprava  prikaz je vanjskog obrasca elektroničke javnobilježničke isprave koji sadrži odgovarajući barkod odnosno QR kod, kontrolni broj i internetsku stranicu za provjeru vjerodostojnosti isprave i preuzimanje izvornika. Ispisana elektronička javnobilježnička isprava, bez dodatne ovjere, ima značenje otpravka javnobilježničke isprave. Konačno, novi članak 52.a Zakona propisuje da se javnobilježničke isprave mogu sastaviti u elektroničkom obliku kada je takav oblik posebno propisan za određene vrste pravnih poslova odnosno radnji. Pri sastavljanju takve isprave provjerava se istovjetnost sudionika pomoću sredstava elektroničke identifikacije i autentifikacije visoke razine sigurnosti, a može se izvršiti i dodatna provjera istovjetnosti, kao i ostale potrebne provjere nužne za valjanost javnobilježničke isprave. Javnobilježnička isprava koja je sastavljena u elektroničkom obliku, potpisana kvalificiranim elektroničkim potpisom sudionika i javnog bilježnika po svojim je učincima i pravnoj snazi izjednačena s javnobilježničkom ispravom u papirnatom (fizičkom) obliku.

Javnobilježnički prisjednici, savjetnici i vježbenici

Odredbe Zakona koje su doživjele velike promjene jesu svakako one o javnobilježničkim prisjednicima i  vježbenicima, a dodan je i novi članak 122.a kojim se uređuje kategorija javnobilježničkih savjetnika.

Prva promjena odnosi se na definiciju javnobilježničkih prisjednika. To su osobe sa završenim sveučilišnim studijem prava koje su zaposlene u javnobilježničkom uredu na neodređeno vrijeme i koje su upisane u Imenik javnobilježničkih prisjednika koji vodi Komora. U novododanom stavku 9. članka 122. Zakona određuje se da će u slučaju bolesti ili drugih razloga zbog kojih je javnobilježnički prisjednik duže vremena spriječen obavljati svoju službu, za vrijeme spriječenosti njegova zamjena biti zamjenik javnobilježničkog prisjednika, kojeg na prijedlog javnog bilježnika određuje Ministarstvo. Prije su takvu zamjenu imali samo javni bilježnici. Dok traje zamjena, zamijenjeni javnobilježnički prisjednik ne smije obavljati poslove javnobilježničkog prisjednika.

Što se tiče javnobilježničkih vježbenika, važna je promjena o trajanju javnobilježničke vježbe, koja kao i prije počinje teći od dana upisa vježbenika u Imenik, ali može trajati najduže tri godine od dana stjecanja uvjeta za polaganje pravosudnog ispita, nakon čega vježbeniku prestaje pravo na obavljanje javnobilježničke vježbe te se briše iz Imenika vježbenika. Prije je vježbenička praksa javnobilježničkog vježbenika mogla trajati dvije godine radi stjecanja uvjeta za polaganje pravosudnog ispita.

Nova kategorija su javnobilježnički savjetnici. Definirani su kao osobe koje su zaposlene u javnobilježničkom uredu i koje ispunjavaju uvjete iz članka 13. stavka 1. točaka 1., 2., 3., 6., 7. i 8. Zakona te imaju položen pravosudni ispit. Drugim riječima, moraju ispunjavati uvjete koji se zahtijevaju za osobe koje se imenuju za javne bilježnike, osim uvjeta o polaganju javnobilježničkog ispita, uvjeta od najmanje četiri godine radnog staža na pravnim poslovima te uvjeta o davanju izjave da će najkasnije u roku od šest mjeseci od dana imenovanja osigurati opremu i prostorije koji su potrebni i primjereni za obavljanje javnobilježničke službe. U javnobilježničkom uredu mogu biti zaposlena najviše dva javnobilježnička savjetnika.

Stegovna djela i kazne

Dodani su novi slučajevi koji se smatraju stegovnim prijestupom, pa tako javni bilježnik čini prijestup i u sljedećim slučajevima:

- ako bez opravdanog razloga ne izvršava povjerene poslove u ostavljenom roku ili o nemogućnosti njihova izvršenja u ostavljenom roku iz opravdanih razloga pravodobno ne obavijesti sud ili drugo tijelo koje mu je posao povjerilo

- ako nemarno upravlja svojim uredom, osobito ako službu obavlja u prostoru koji nije odobrilo Ministarstvo, u prostoru ureda napravi preinake bez odobrenja Ministarstva, ne postupa prema propisima kojima se uređuje radno vrijeme, smještaj, prostor, oprema i uređenje ureda, čuvanje dokumentarnog gradiva te ne postupa sukladno odredbama ovoga Zakona koje se odnose na zaposlenike u javnobilježničkom uredu

- ako protivno zakonu obavlja službene radnje izvan svog službenog područja, bez odobrenja Ministarstva održava uredovne dane ili otvori pisarnicu, povrijedi svoje obveze održavanja uredovnih dana bez opravdanog razloga te povrijedi svoje obveze u slučaju odsutnosti i spriječenosti za rad

- ako učestalo krši odredbe Kodeksa javnobilježničke etike

- ako povrijedi obveze stručnog usavršavanja

- ako povrijedi dužnosti sudjelovanja u radu tijela Komore

- ako se ne podvrgne prosudbi zdravstvenog stanja u postupku utvrđivanja trajne nesposobnosti za obavljanje službe.

Javnobilježnički ispiti

Konačno, izmijenjene su i odredbe Zakona koje se odnose na polaganje javnobilježničkog ispita. Naime, od sada su javnobilježnički ispit ovlaštene polagati osobe koje imaju položen pravosudni ispit i koje su nakon polaganja pravosudnog ispita radile najmanje 18 mjeseci kao pravosudni dužnosnici, odvjetnici, odvjetnički vježbenici ili javnobilježnički, sudski ili državnoodvjetnički savjetnici, odnosno najmanje dvije godine radile na drugim pravnim poslovima. Prije je ta mogućnost bila dana osobama koje imaju položen pravosudni ispit i koje su nakon polaganja tog ispita radile dvije godine na pravnim poslovima u pravosuđu, odvjetništvu i u javnom bilježništvu odnosno tri godine na drugim pravnim poslovima.

Promjene Zakona o javnom bilježništvu su brojne i gotovo sveobuhvatne, odnosno zahvaćaju gotovo sve aspekte javnobilježničke djelatnosti bilo da je riječ o velikim promjenama kao što su promjene uvjeta za imenovanje javnih bilježnika, određivanja novih stegovnih prijestupa i uvođenja informacijskog sustava za rad javnih bilježnika pa sve do nomotehničkog usavršavanja Zakona. Iz kratkog obrazloženja Vlade sadržanom u Prijedlogu Zakona o izmjenama i dopunama Zakona o javnom bilježništvu razaznajemo da se izmjeni Zakona pristupilo prvenstveno s ciljem uvođenja javnobilježničkih isprava u elektroničkom obliku te sastavljanja takvih isprava na daljinu odnosno s ciljem osiguranja dostupnosti javnobilježničkih usluga u mjestima u kojima nije osnovano utvrditi sjedište javnog bilježnika. Ostaje vidjeti hoće li primjena navedenih izmjena polučiti željene rezultate.

Ana Turić, mag. iur.