Uvod
Zakon o javnom bilježništvu (Nar. nov., br. 78/93, 29/94, 162/98, 16/07, 75/09, 120/16 i 57/22 - u nastavku teksta: ZJB), u članku 10. propisuje da nadzor nad radom javnobilježničke službe obavljaju Ministarstvo pravosuđa i uprave (u nastavku teksta: Ministarstvo) i Hrvatska javnobilježnička komora (u nastavku teksta: Komora).

Nadalje, člankom 140. ZJB-a propisane su ovlasti Ministarstva u postupku nadzora nad javnobilježničkom službom^[1], a način provedbe nadzora nad pravilnim i zakonitim obavljanjem javnobilježničke službe propisan je ovim novim Pravilnikom.

Provedba nadzora i ovlaštenici
Naime, članak 1. Pravilnika propisuje da se nadzor, koji se sastoji od pregleda poslovanja pojedinih javnih bilježnika ili Komore, provodi  po službenoj dužnosti ili u povodu pritužbi zainteresiranih osoba, a članak 4. Pravilnika propisuje tko obavlja nadzor, odnosno službenici Ministarstva raspoređeni na radna mjesta inspektora, viših inspektora i viših inspektora – specijalista, koji moraju imati položen javnobilježnički ispit^[2] i koji svoj identitet i ovlasti provedbe nadzora dokazuju službenom iskaznicom. Međutim, stavak 3. istog članka propisuje da za obavljanje pojedinih nadzora Ministar može ovlastiti i predsjednika zakonom određenog suda na području kojega se nalazi sjedište javnog bilježnika odnosno Komore, te od njih zatražiti da odrede suce odnosno javne bilježnike koji će provoditi nadzor, dok stavak 4. propisuje da u postupcima nadzora mogu sudjelovati i drugi službenici Ministarstva koji obavljaju poslove vezane uz javnobilježničku službu.

Vrste nadzora
Člankom 5. Pravilnika opisuje se neposredan i posredan nadzor. Naime, nadzor se provodi neposredno u javnobilježničkim uredima odnosno Komori izravnim uvidom u dokumentaciju, podatke, uvjete i način rada nadziranog javnog bilježnika ili posredno uvidom u informacijski sustav koji u radu koriste javni bilježnici, a čiji je pristup Komora dužna omogućiti odnosno uvidom u dostavljenu dokumentaciju i podatke nadziranog javnog bilježnika.

Provedba nadzora određuje se rješenjem Ministra, a rješenje o provedbi neposrednog nadzora dostavlja se nadziranom javnom bilježniku najkasnije dan prije početka nadzora, kako je propisano člankom 7. Pravilnika. Iznimno, neposredan nadzor može biti proveden i bez prethodne dostave rješenja, u slučaju postojanja razloga za hitno postupanje.

Isto tako, člankom 6. Pravilnika propisan je i redoviti, kontrolni ili izvanredni nadzor. Kontrolni nadzor provodi se kada je prema rezultatima prethodno provedenog nadzora potrebno nadzor ponoviti. Prijedlog za provedbu izvanrednog nadzora mogu dati predsjednik zakonom određenog suda na području kojega se nalazi sjedište javnog bilježnika, Komora i državno odvjetništvo, a Ministar ga može odrediti i bez prijedloga nadležnih tijela.

Dužnost javnog bilježnika i Komore prigodom nadzora
Članak 8. Pravilnika propisuje dužnost javnog bilježnika u čijem se uredu provodi nadzor i Komore, da omogući nesmetanu provedbu nadzora, uključujući osiguranje odgovarajućeg radnog prostora za provedbu nadzora te korištenje tehničkih pomagala, dokumentacije i podataka koji su predmet nadzora. Isto tako, pri provedbi nadzora od javnog bilježnika te svih zaposlenika javnobilježničkog ureda odnosno Komore po potrebi mogu se tražiti očitovanja i obrazloženja.

Člankom 11. Pravilnika propisuje se i dužnost javnog bilježnika nad čijim je radom proveden nadzor da otkloni utvrđene nepravilnosti i nezakonitosti u radu u rokovima utvrđenima u zapisniku o provedenom nadzoru te je o poduzetim mjerama dužan pisano obavijestiti Ministarstvo i Komoru.

Zapisnik o inspekcijskom nadzoru
Članak 9. Pravilnika utvrđuje obvezatan sadržaj zapisnika: podatke o utvrđenim činjenicama, mjerama koje se predlažu poduzeti radi otklanjanja utvrđenih nepravilnosti i nezakonitosti te rokove za poduzimanje predloženih mjera. Nadalje, članak 10. propisuje da se zapisnik o inspekcijskom nadzoru ostavlja javnom bilježniku u čijem se uredu provodio nadzor odnosno predsjedniku komore, koji su dužni pisano se očitovati na zapisnik, najkasnije u roku od osam dana od dana zaprimanja, a predsjedniku Komore dostavlja se i zapisnik o provedenom inspekcijskom nadzoru nad javnim bilježnikom i samo očitovanje javnog bilježnika.

Zaključno
Javnobilježnička služba kao nositelj javnih ovlasti predstavlja važan dio hrvatskog pravnog sustava te je svojim poslovanjem i kompetencijama utkana u bitne sfere društva (pravo društva, ovršno, nasljedno, promet nekretnina, itd.). U tu svrhu uloga nadzora nad pravilnim i zakonitim obavljanjem javnobilježničke službe ima veliku važnost jer se kroz detekciju eventualnih negativnih pojava  može dodatno poboljšati usluga javnih bilježnika i njihov utjecaj na razvoj pravne sigurnosti.

Autorica: Lidija Doko, mag. iur.

^[1] Članak 140. stavak 1. ZJB-a propisuje da Ministarstvo može po službenoj dužnosti ili u povodu pritužbi zainteresiranih osoba odrediti pregled poslovanja Komore, pojedinih javnih bilježnika, vršitelja dužnosti, javnobilježničkih zamjenika, prisjednika, savjetnika i vježbenika te poduzeti potrebne mjere da se utvrđene nepravilnosti otklone i sankcioniraju.
^[2] Članak 140. stavak 3. ZJB-a propisuje da inspektor može biti osoba koja ima završen sveučilišni studij prava i najmanje tri godine radnog iskustva na odgovarajućim poslovima, viši inspektor može biti osoba koja ima završen sveučilišni studij prava i najmanje četiri godine radnog iskustva na odgovarajućim poslovima, a viši inspektor – specijalist može biti osoba koja ispunjava uvjete za višeg inspektora, ima istaknute rezultate u području od značaja za rad državnog tijela i prethodno odobrenje ministarstva nadležnog za službeničke odnose, uz napomenu iz stavka 4. istog članka da je riječ o poslovima s posebnim uvjetima rada.

Fotografija: Unsplash