Nastavno na brojne upite o tome jesu li poslodavci temeljem novog Pravilnika o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima zaposlenim kod poslodavca (NN 55/24) (dalje u tekstu: Pravilnik) dužni prikupljati i čuvati preslike osobnih iskaznica radnika, Agencija za zaštitu osobnih podataka (dalje u tekstu: Agencija) u okviru svoje nadležnosti ističe sljedeće:

Temeljem članka 3. stavka 4. Pravilnika, poslodavac je dužan, radi osiguravanja dokaza o točnosti podataka iz stavaka 1., 2. i 3. ovoga članka zaštititi, pohraniti i čuvati, u izvorniku ili preslici, isprave, dokumente i akte iz članka 8. stavka 1. ovoga Pravilnika, na temelju kojih u evidenciju unosi, mijenja ili briše podatke o radnicima.

Dakle, sukladno navedenoj odredbi Pravilnika, poslodavac nije dužan dokazati točnost podataka iz članka 3. stavaka 1., 2. i 3. Pravilnika (kao što su ime i prezime, OIB, spol, dan, mjesec i godinu rođenja, državljanstvo, prebivalište i boravište), već je dužan, radi osiguravanja dokaza o točnosti podataka iz članka 3. stavaka 1., 2. i 3. Pravilnika, zaštititi, pohraniti i čuvati, u izvorniku ili preslici, isprave, dokumente i akte iz članka 8. stavka 1. ovoga Pravilnika, na temelju kojih u evidenciju unosi, mijenja ili briše podatke o radnicima.

U članku 8. stavku 1. Pravilnika se navode isprave, dokumenti i akti iz članka 3. stavka 4. Pravilnika koje je poslodavac dužan zaštititi, pohraniti i čuvati.

U navedenoj odredbi Pravilnika ne navodi se preslika osobne iskaznice radnika kao jedna od isprava, dokumenata ili akata koje je poslodavac dužan zaštititi, pohraniti i čuvati.

Agencija ističe da se čuvanje preslike osobne iskaznice radnika od strane poslodavca ne može smatrati pravnom obvezom poslodavca temeljem ovoga Pravilnika, a u smislu odredbe članka 6. stavka 1. točke c) Opće uredbe o zaštiti podataka.

Osim toga, Agencija ističe da je poslodavac, sukladno načelu cjelovitosti i povjerljivosti iz članka 5. stavka 1. točke f) Opće uredbe o zaštiti podataka, dužan osigurati odgovarajuću sigurnost osobnih podataka radnika, a pohrana preslika osobnih iskaznica radnika predstavlja povećan rizik od neovlaštene ili nezakonite obrade. Primjerice, preslika osobne iskaznice često se zloupotrebljava za sklapanje različitih ugovora na daljinu.

Ukoliko se poslodavac ipak odluči na prikupljanje i čuvanje preslika osobnih iskaznica radnika, za istu obradu mora imati pravni temelj iz članka 6. stavka 1. Opće uredbe o zaštiti podataka. Jednako tako, sukladno članku 13. stavku 1. točki c) Opće uredbe o zaštiti podataka, poslodavac je u trenutku prikupljanja preslike osobne iskaznice dužan radnika izvijestiti, između ostalog, o svrsi obrade i pravnom temelju za obradu.

Agencija pri tome ističe da, sukladno odredbi članka 5. stavka 1. točki c) Opće uredbe o zaštiti podataka (načelo smanjenja količine podataka), osobni podaci moraju biti primjereni, relevantni i ograničeni na ono što je nužno u odnosu na svrhe u koje se obrađuju. Sve druge osobne podatke koji se nalaze na preslici osobne iskaznice, a koji nisu primjereni, relevantni i ograničeni na ono što je nužno u odnosu na svrhu prikupljanja i čuvanja preslike osobne iskaznice, poslodavac je dužan odgovarajuće ukloniti odnosno zacrniti.

(azop.hr, 9.9.2024.)

Fotografija: Unsplash