1. OKVIR ZA RASPRAVU
U pravnom smislu, stečaj je izvanparnični sui generis sudski postupak u kojem se obavlja kolektivno namirenje svih vjerovnika iz imovine insolventnog dužnika bilo kroz likvidacijski stečajni postupak bilo kroz neki model reorganizacije (stečajni plan ili predstečajni postupak) (čl. 2. SZ-a)¹. U fokusu su likvidacijski stečajni postupci odnosno postupci gašenja poslovnih subjekata gdje sukladno dostupnim podacima svakodnevno raste broj poduzetnika koji gube bitku za opstanak na tržištu, dok nikako nije zanemariv niti broj onih koji su je već izgubili. Ne ulazeći u konačne brojeve, praktično je nemoguće pronaći arhiv koji bi bio u mogućnosti za relativno kratko vrijeme preuzeti i arhivirati tisuće fondova, ne računajući pritom troškove arhiviranja i sređivanja dokumentacije operativnog poslovanja trgovačkog društva u stečaju. Stoga polazeći od teze da se pravovremena i cjelovita zaštita arhivskog gradiva osigurava, prije svega, dobrom i potpunom zakonskom regulativom i njezinom učinkovitom primjenom, analizirat ćemo navedenu regulativu.

2. POSTOJEĆA PRAVNA REGULATIVA (OBVEZA I VRIJEME ARHIVIRANJA) I PRAVNE NEDOREČENOSTI
Arhivsko gradivo prema važećem Zakona o zaštiti i očuvanju kulturnih dobara² definirano je kao kulturno dobro (čl. 8. st. 1. t. 3.). Kulturna dobra su stvari od interesa za RH koja uživaju posebnu zaštitu. Zaštitu kulturnih dobara ostvaruju osnovane ustanove (ustanove zaštite) koje se osnivaju u skladu sa ZKD-om. One imaju ovlaštenja i obveze istraživati i evidentirati dobra koja uživaju prethodnu zaštitu. Tim radnjama osiguralo bi se da arhivi kao ustanove zaštite dobiju informacije i dođu do saznanja o kulturnom dobru paralelno stvarajući preduvjete da se kulturno dobro na adekvatan način zaštiti od uništenja, oštećenja ili sačuva za daljnje korištenje. Ipak, na jednoj praktičnoj i empirijskoj razini ustanove organizirane za zaštitu kulturnog dobra često su nemoćne da reagiraju na ovakve situacije. Također, ne postoje jedinstveni stavovi ili preporuke, odnosno jedinstvena arhivska praksa, koja bi olakšala postupanja arhiva u određenim situacijama, dok važeće norme ne prepoznaju institute prestanka trgovačkog društva, što znači da je postojeće norme teško primijeniti čak i analogijom propisa.

Nadalje, Zakon o arhivskom gradivu i arhivima³ decidiranim zakonskim odredbama nalaže pravnim subjektima, kao stvarateljima dokumentarnog i arhivskog gradiva, da obavijeste nadležni državni arhiv o posjedovanju gradiva; da čuvaju gradivo i poduzimaju mjere potrebne za njegovo sigurno čuvanje i zaštitu; da srede gradivo te da izrade popis; da dopuste ovlaštenoj osobi nadležnoga državnog arhiva da pregleda gradivo i prema potrebi provede sigurnosno snimanje (čl. 24. ZOAGA-a). Zaštitu arhivskog gradiva stvaratelja gradiva koji su prestali s radom, ZOAGA je regulirao samo jednim člankom „Prestanak rada stvaratelja ili posjednika gradiva”, koji određuje da tijelo koje donese akt o prestanku rada stvaratelja ili posjednika dokumentarnog i arhivskog gradiva, dužno je odrediti drugo tijelo javne vlasti ili pravnu osobu kao posjednika toga gradiva ili donijeti odluku o osiguranju uvjeta i sredstava za čuvanje i zaštitu gradiva sukladno odredbama ovoga Zakona (čl. 13.). Takva bi odredba podrazumijevala da sud u rješenju o zaključenju stečajnog postupka odredi tijelo javne vlasti ili drugu pravnu osobu kao posjednika toga gradiva i/ili donese odluku o osiguranju uvjeta i sredstava za čuvanje i zaštitu gradiva. Tu ipak vidimo više problema, ali samo bismo neke naglasili. Jedna je opcija da se naloži tzv. digitalno arhiviranje odnosno dugoročno spremanje digitalnih sadržaja. Općim poreznim zakonom⁴ propisano je da se knjigovodstvene isprave, primjerice, računi koji su izrađeni na papiru mogu pretvoriti u elektronički zapis (čl. 66. st. 3.). Tretman poslovne dokumentacije reguliran je i Zakonom o računovodstvu⁵, pa je tako čl. 10. st. 5. propisano da poduzetnik može knjigovodstvene isprave koje čuva u izvornom pisanom obliku pretvoriti u elektronički zapis, ako to nije protivno drugim propisima i ako se time ne umanjuje njihova vjerodostojnost i dokazna snaga. Postupci pretvorbe knjigovodstvene isprave iz pisanog oblika u elektronički oblik pojašnjeni su Pravilnikom o provedbi Općeg poreznog zakona⁶ te Pravilnikom o pretvaranju knjigovodstvenih isprava koje se čuvaju u izvornom pisanom obliku u elektronički zapis.⁷ Za stečajnu masu to znači velika inicijalna ulaganja (bez financijski lako mjerljivih koristi), a dodatan trošak je i činjenica da promet elektroničkim ispravama obuhvaća i njihovo čuvanje i pohranu jer Zakon o elektroničkoj ispravi⁸ detaljno propisuje uspostavu i uvjete koje takva elektronička arhiva mora osigurati. No, iako ZOR određuje kako se knjigovodstvene isprave čuvaju u određenim rokovima, ništa ne govori o čuvanju poslovnih knjiga u slučaju otvaranja stečajnog postupka.

Drugi problem ostaje problem odnosa ZOAGA i Stečajnog zakona. Naime, koliko god je točno da će u najvećem broju slučajeva biti lako i već prima facie odrediti koja je pravna norma opća ili generalna, a koja posebna ili specijalna, to nije uvijek tako. Naime, koliko god je jasno da (načelno) ZOAGA ima položaj općeg zakona prema SZ-u kao specijalnom, nije baš moguće isključiti slučajeve kada će baš na primjeru tih dvaju zakona zaključak možda biti obrnut ili barem bitno različit. Dakako, poseban problem nastaje u slučaju kada za isti problem razni kriteriji daju različit odgovor, što otvara potrebu za istraživanjem različitih situacija.

Zbog toga je važno sagledati obrađuju li i na koji način ovo pitanje zakonski propisi koji reguliraju status i djelokrug rada trgovačkih subjekata kao stvaratelja arhivskog i dokumentarnog gradiva.

Analizirajući Zakon o trgovačkim društvima⁹ vidimo da je on u zadnjoj Noveli iz 2019. definirao kako će poslovne knjige i dokumentaciju društva likvidatori predati na čuvanje Hrvatskoj gospodarskoj komori (u nastavku teksta: HGK). Ona je dužna zaprimljene isprave čuvati i postupati s njima u skladu s pravilima kojima se uređuje postupanje s arhivskim gradivom i arhivama. Naknada za pohranu i čuvanje poslovnih knjiga i dokumentacije društva podmiruje se na teret društva prije njegova brisanja, u iznosu koji pravilnikom odredi ministar nadležan za poslove pravosuđa.

Na temelju ZTD-a donesen je i Pravilnik o iznosu naknade za pohranu i čuvanje poslovnih knjiga i dokumentacije društva nakon njegova brisanja iz sudskog registra.¹⁰ Dakle, knjigovodstvene isprave, poslovne knjige, izvještaji i druga dokumentacija za koju nije istekao rok čuvanja po prestanku društva predaje se na čuvanje HGK-u. Naknada za pohranu i čuvanje poslovnih knjiga dokumentacije društva podmiruje se na teret društva prije njegova brisanja, u iznosu propisanom spomenutim Pravilnikom.

Činjenica da je predmetni Zakon uvažio propise o arhivskom gradivu, posredno stavljajući poslovnim subjektima obvezu da ih se upoznaju i pridržavaju u tretmanu svoje poslovne dokumentacije, ohrabruje u nastojanju arhivskih ustanova da zaštite arhivsko gradivo i dokumentarni materijal ovih stvaratelja prije nego što dođe do njezina eventualnog propadanja ili uništenja.

Međutim, nailazimo na zakonske i stručne nedoumice.

Prva i najvažnija je činjenica da odredba iz Novele ZTD-a iz 2019. nije zaživjela ostavljajući mogućnost za eventualne zloupotrebe, u najmanju ruku, pogrešna tumačenja, od kojih neka mogu biti pogubna za očuvanje arhivskog gradiva.

No, budući da ZTD nije predvidio način zaštite dokumentacije koja je nastala u trgovačkom društvu trenutkom otvaranja stečajnog postupka, treba analizirati i SZ. To nadalje uvjetuje i drukčije vrste dokumentacije koja nastaje radom tih stvaratelja. Međutim, pitanje zaštite arhivskog materijala koji je nastao radom pravnih prethodnika trgovačkog društva u stečaju nije „zatvoreno“, niti se može dopustiti nekontrolirano i nepropisno postupanje s njime u stečajnom postupku. Dakle, postupanje s arhivskim gradivom i dokumentarnim materijalom trgovačkog društva u stečaju (stečajnog dužnika), međutim ni SZ-om nije izričito regulirao.

3. TEMELJNO JE PITANJE: PREDSTAVLJA LI POSLOVNA DOKUMENTACIJA IMOVINU TRGOVAČKOG DRUŠTVA?
Prema odredbama članka 9. ZTD-a, trgovačko društvo za svoje obveze odgovara cjelokupnom imovinom, odnosno imovinom koja je unesena u trgovačko društvo, a prema odredbi članka 10. st. 1. toga Zakona članovi javnog trgovačkog društva i komplementari u komanditnom društvu za obveze društva odgovaraju osobno, solidarno i neograničeno cijelom svojom (vlastitom) imovinom, bez obzira na eventualno postojanje fondova u kojima je njihova imovina raspoređena. Iščitavajući odredbe ZTD-a možemo konstatirati da imovinu društva čine imovinska i druga prava koju je društvo steklo poslovanjem pa se postavlja pitanje čini li i arhivsko i dokumentarno gradivo imovinu na kojoj se, u određenom smislu, temelji i bilježi ne samo pravni promet trgovačkog društva s trećim osobama, već sveukupno njegovo poslovanje, ali i širi društveni interes tržišta jedne regije ili države u cjelini. Ako bismo krenuli od teze da arhiva čini imovinu analognim tumačenjem zakonskih odredaba, poslovna dokumentacija koja nastane radom trgovačkog društva i u slučaju stečaja, može se smatrati dijelom njegove imovine. Naime, SZ definira stečajnu masu kao cjelokupnu imovinu dužnika u vrijeme otvaranja stečajnog postupka te imovinu koju dužnik stekne tijekom stečajnog postupka, a formira se kada je oglas o otvaranju stečajnog postupka objavljen na e-oglasnoj ploči, kao jedna od pravnih posljedica otvaranja stečajnog postupka (čl. 134. SZ-a). Stoga osnovu zaštite arhivskog gradiva tih stvaratelja predstavljaju odredbe SZ-a koje se odnose na imovinu stečajnog dužnika, odnosno na obvezu stečajnog upravitelja kao tijela stečajnoga postupka na kojeg otvaranjem stečajnoga postupka prelaze prava tijela dužnika pravne osobe odnosno prava dužnika pojedinca na upravljanje i raspolaganje imovinom koja ulazi u stečajnu masu.

Pritom on je dužan u obavljanju dužnosti postupati savjesno i uredno te je u kontekstu toga dužan dovesti u red očevidnike knjigovodstvenih podataka. No, s druge strane, dio doktrine tvrdi da arhiva nije imovina društva, što argumentira situacijom kada se postavlja pitanje odgovornosti jednog trgovačkog društva. Naime, osnovno je načelo da trgovačka društva odgovaraju svojom imovinom te ukazuju kako nije poznato da je neki stečajni dužnik unovčio dokumentaciju ili je zamijenio za neku drugu imovinu, stvar ili novac, pa je na taj način namirio svoja dugovanja. Ipak, Vjesnik u stečaju, izdavačka kuća koja je izdavala dnevnik koji je ugašen, tijekom stečaja prodala je svoj arhiv i bogatu zbirku, kao dio arhiva, fotografija.

Svojevremeno, jedna ruska tvrtka htjela je kupiti samo mikrofilmski arhiv “3. maja” i “Viktora Lenca! (kod ovog drugog zajedno s arhivom i njihov konstrukcijski ured s pripadajućom dokumentacijom), iz jednostavnog razloga - unutar dokumentacija bila je usvojena tehnologija rada određenih objekata jedinstvena u svijetu - npr. Lenac je bio poznat po posebnoj tehnologiji platformi, preinaci brodova et seq.

Vidimo kako problem definiranja imovine proizlazi iz činjenice što se pojam imovine konstantno ponavlja u različitim propisima s područja privatnog prava. U pravilu, u pojedinim se propisima opisuje što čini sastav imovine, pri čemu svaki propis to čini autonomno. Tako SZ pod pojmom imovine razumije objekte, a ne prava na tim objektima, dok ZTD govori o imovini kao kategoriji koja je od presudne važnosti kod raznih statusnih promjena pravnih subjekata, a posebno kod statuiranja njihove odgovornosti za obveze. Imovinu u gospodarskom smislu čine prava i obveze, preciznije rečeno, vrijednost prava umanjena za vrijednost obveza. Taj pojam imovine odgovara imovini u knjigovodstvenom smislu u našoj pravnoj teoriji.¹¹ Dakle, naša pravna teorija poznaje pojam imovine u više različitih značenja pa postoje: imovina kao gospodarska kategorija; imovina kao pravna kategorija te imovina kao knjigovodstvena kategorija.

4. ZAKLJUČNA RAZMATANJA ILI PRIJEDLOG DE LEGE FERENDA
Velik nesporazum između svih dionika: trgovačkih društava-sudova-stečajnih upravitelja-područnih arhiva, jest u sljedećem: državni arhivi imaju obvezu objaviti popis imatelja/stvaratelja arhivskog gradiva, bez obzira na to jesu li javni ili privatni. Takav popis postoji i arhivi su ga dodatno vrednovali tako da je istaknuto koje su kategorije određeni stvaratelji - I., II. ili III. kategorija. Imatelji i stvaratelji prvih dviju kategorija trebali su prema proceduri koja je propisana Pravilnikom o upravljanju arhivskim i dokumentarnim gradivom izvan arhiva¹² predati (napominjemo predati, ne preuzimati) gradivo u arhiv. Imatelji/stvaratelji, prije predaje, moraju gradivo držati u sređenom stanju, popisano, zaštićeno (arhivske kutije, omoti), očišćeno... i na kraju digitalizirano da bi se predalo u nadležni arhiv. I to rade samo društva koja se nalaze na popisu određenog područnog arhiva kao imatelji vrijednog arhivskog gradiva. Tako je, primjerice, Arhiv u Rijeci preuzeo veliku količinu gradiva, svojevremeno, od društava koja su kategorizirana kao stvaratelji I. kategorije. Croatia line d.d., Tvornica papira d.d., Torpedo d.d., Viktor Lenac d.d do tada je bio prvi put u stečaju. Budući da stečajni upravitelji nisu imali stručnu ekipu za obradu gradiva, posebnim ugovorima Arhiv u Rijeci provodio je postupke obrade gradiva uz naknadu troškova za izvršene poslove. Riječ je o oko 1.500 dužnih metara gradiva koje je preuzeto u Arhiv, a prethodno je gradivo bilo obrađeno, izlučeno. Sad je na pohrani u Arhivu i trenutkom prestanka tih društava, Arhiv postaje vlasnik toga gradiva. Procjena je da 95 % društava u stečaju nema arhivsko gradivo (nije u pitanju trajno gradivo koje je definirano posebnim propisima) koje je od posebne važnosti za istraživanja i ima kvalitetu kulturnog dobra. Dakako, da u navedenom kontekstu postoji vakuum koji ne regulira pitanje što je s dokumentarnim gradivom takvih društava. Stoga su za potrebe analize provedeni i telefonski intervjui među stečajnim upraviteljima i stečajnim sucima. Prikupljeni podaci ukazuju na praktične probleme u provedbi pojedinih zakonskih rješenja. Naime, iz razgovora je vidljivo da nije potpuno jasno kako privatno arhivsko i dokumentarno gradivo treba biti zaštićeno. Prva i najčešća opaska koja se čuje prilikom kontakata sa stvarateljima privatnog gradiva jest da oni takvo gradivo nemaju. Primjetno je također nepoznavanje načela arhivistike, kao i pogrešno odlaganje arhivskog gradiva, što je, između ostalog, posljedica toga da ih nijedan zakon na to ne obvezuje. Posljedično dokumenti se zavode fragmentarno, od slučaja do slučaja, dokumentacija im je važna samo u danom trenutku, odlaže se proizvoljno i stihijski. Prvenstveno se usredotočuju na svoju primarnu djelatnost, dok im je ostala dokumentacija manje važna ili nebitna i ne postoje ni najosnovnije evidencije o arhiviranim predmetima. Kontakt s arhivom ostvaruje se najčešće tek kada je gradivo već ozbiljno oštećeno, nestalo ili uništeno. Iz razgovora je posebno očito da barem dio privatno-pravnih osoba nije svjestan da jesu stvaratelji gradiva, ponekad i trajne vrijednosti, da posjeduju arhivsko i dokumentarno gradivo te da su u obvezi pridržavati se odredbi ZOAGA, a sukladno tome, prvenstveno sami skrbiti o njemu. Na osnovi prethodne, kratke analize pravne regulative, mišljenja smo da važeći specijalizirani zakonski i podzakonski propisi pružaju, skroman, ali ne i potpuno neefikasan, instrumentarij za zaštitu arhivskog i dokumentarnog gradiva pravnih subjekata u postupku stečaja. Nakon različitih stajališta, ali i postupanja arhiva po pitanju zaštite otvara se i pitanje pravnog statusa kao i položaja arhivskog gradiva u odnosu na imovinu. Možemo li poslovnu dokumentaciju promatrati kao imovinu, što znači da i ona može biti predmet pravnog posla? Ili je ona pod posebnim režimom zaštite jer je ZOAGA posebno štiti i propisuje način korištenja kao i daljnje upotrebe. U svakom slučaju, kada stečajni postupak ide u smjeru stečajnog plana i kada se poslovanje nastavlja nakon otvaranja stečajnog postupka, tada se dokumentacija stečajnog dužnika predaje samo ovlaštenim subjektima koji je preuzimaju zapisnički. Također, kada je riječ o prodaji stečajnog dužnika kao cjeline, novom vlasniku nužna je dokumentacija za nastavak poslovanja, i on bi trebao preuzeti svu dokumentaciju prethodnog subjekta. Taj slučaj nije sporan i novi vlasnik preuzima u cijelosti svu dokumentaciju, pa i onu koju on možda i ne želi preuzeti jer mu realno nije ni potrebna. Potencijalni problem su likvidacijski stečajni postupci, a posebno i stečajni postupci kada dužnik nema imovine ili je njegova imovina neznatne vrijednosti, zbog čega sud donosi rješenje o otvaranju i zaključenju stečajnoga postupka, što u praksi znači da je stečajni postupak obustavljen, a da arhivsko gradivo nije predano nadležnom arhivu, nego se i dalje nalazi u prostorijama trgovačkog društva, u lošem stanju, dobrim dijelom oštećeno ili uništeno (vidjeti čl. 132. st. 5. SZ-a). U konačnici najozbiljniji nedostatak svakako je to što SZ ne tretira problem zaštite arhivskog gradiva u cjelini pa posljedično pravne praznine ostavljaju sudionicima navedenih postupaka mogućnost da ne ispunjavaju obveze u zaštiti arhivskog gradiva, u opsegu i kvaliteti koju predviđaju spomenute norme. Ne dajući konačan pojam imovine i polazeći od teze da pojam imovine ovisi o funkciji koju imovina ima u pravnim odnosima, mišljenja smo da je nesporno da tehničku ili tehničko-tehnološku dokumentaciju jednog stečajnog dužnika možemo promatrati kao sporednu stvar u odnosu na imovinu dužnika, koja je glavna stvar. Znači, dokumentacija u ovakvim situacijama mora biti u funkciji imovine jednog subjekta i teško da se može separirati od nje.

Zbog toga naglašavamo potrebu da se de lege ferenda utvrde zakonske pretpostavke za odgovarajuću operacionalizaciju instituta arhiviranja u stečajnom pravu, naznačujući paralelno kako bi se to moglo postići:

„(1) Arhiviranje dokumentacije nakon provedenog stečajnog postupka izvršit će se u skladu s propisima o arhivskoj djelatnosti.

(2) Troškovi arhiviranja dokumentacije stečajnog dužnika padaju na teret stečajne mase ako ona postoji. Ako nema stečajne mase, obveza je članova društva preuzeti arhivsko gradivo i predati ga nadležnom arhivu“.