1. OPĆE ODREDBE UREDBE
Nova Uredba o uredskom poslovanju¹ (u nastavku teksta: Uredba) navodi, slično Uredbi iz 2009. godine² (u nastavku teksta: Uredba 2009), da se njome uređuju pravila i mjere uredskog poslovanja u obavljanju poslova državne uprave. Uredba se primjenjuje na uredsko poslovanje tijela državne uprave, drugih državnih tijela, jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave te pravnih osoba s javnim ovlastima (u nastavku teksta: javnopravna tijela). Ovdje treba uzeti u obzir, jer se ponekad zaboravlja, da se Uredba odnosi na cijeli niz pravnih osoba koje imaju javne ovlasti (donose upravna rješenja, vode službene evidencije i dr.).

Odredbom članka 3. Uredbe navodi se da „javnopravna tijela međusobno te s fizičkim i pravnim osobama službeno dopisivanje obavljaju primarno elektroničkim putem“. Riječ je o instrukcijskoj normi, bez sankcije, koja jasno označava namjeru donositelja propisa da se uredsko poslovanje i dopisivanje u budućnosti sve više obavlja elektroničkim putem.

Pojmovnik Uredbe (članak 4.) bitno je unaprijeđen u odnosu na Uredbu 2009 i prilagođen elektroničkom poslovanju. Kod brojčane oznake predmeta nije bilo velikih izmjena – „brojčana oznaka podneska“ je oznaka koja jednoznačno određuje podnesak, a sadržava klasifikacijsku oznaku i redni broj pismena unutar predmeta. U pitanju je klasa i urudžbeni broj koji ostaju s istom svrhom kao i dosad. Međutim, Uredba prepoznaje i vrijednost ukupne informacijske imovine organizacije, tako da navodi da su „dokumentarno gradivo“ svi dokumenti nastali, zaprimljeni ili prikupljeni u obavljanju poslova javnopravnog tijela.

Po novome, „evidencije uredskog poslovanja“ su službene evidencije u koje se evidentira zaprimljeno ili nastalo dokumentarno gradivo (u nastavku teksta: evidencije) i vode se u elektroničkom obliku kao dio informacijskog sustava uredskog poslovanja, a „informacijski sustav uredskog poslovanja“ definira se kao informacijski sustav s pomoću kojega se upravlja dokumentima, pripadnim poslovnim procesima, radnim tokovima i podacima, uključujući izradu dokumenata, primitak, raspoređivanje, obradu, izdavanje, otpremu, arhiviranje i izlučivanje, u okviru obavljanja poslova javnopravnog tijela, sukladno pravilima uredskog poslovanja.

Potpuna novost koju uvodi Uredba je „jedinstveni identifikator“. To je identifikator pismena koji omogućava provjeru izvornosti, cjelovitosti i sljedivosti (praćenje cjelokupnog puta pismena) pri razmjeni podataka između informacijskih sustava uredskog poslovanja, a nastaje unutar informacijskog sustava uredskog poslovanja strojno, slučajnim odabirom. Također, nova je „jedinstvena oznaka pismena“, podatak koji čini sastavni dio pismena i jedinstven je unutar informacijskog sustava uredskog poslovanja te sadržava brojčanu oznaku tijela u čiji je informacijski sustav pismeno upisano, klasifikacijsku oznaku predmeta kojem pismeno pripada i redni broj pismena u predmetu, a iskazuje se u obliku linearnog ili 2D bar koda. Takva oznaka, ispisana na samom pismenu, omogućava strojno čitanje i lak unos podataka o pismenu u sustav.

Mijenja se i definicija pečata i potpisa. Prema Uredbi, pečat može biti „pečat s grbom Republike Hrvatske“, čiji su sadržaj, oblik i uporaba propisani posebnim zakonom i „kvalificirani elektronički pečat“ definiran Uredbom (EU) br. 910/2014. Usto, potpis se također definira dvojno: on je „vlastoručni potpis“ te „kvalificirani elektronički potpis“ definiran Uredbom (EU) br. 910/2014.

Zanimljivo je da se u općem propisu napokon definira i  „službena bilješka“, i to kao pisani zapis naloga, primjedbi, obavijesti, telefonskih razgovora, usmenih uputa i poziva te drugi zapisi o činjenicama i okolnostima važnima za postupanje u određenom predmetu.

Kao i dosad, poslovi pisarnice i pismohrane obavljaju se, u pravilu, u posebnoj ustrojstvenoj jedinici javnopravnog tijela. Ako je opseg uredskog poslovanja manji, poslove pisarnice i pismohrane može, sukladno odluci čelnika javnopravnog tijela, obavljati ovlaštena službena osoba uz druge poslove. To će u Republici Hrvatskoj, s obzirom na velik broj manjih obveznika Uredbe (manje općine i gradovi, brojne ustanove), biti čest slučaj.

2. PRIMITAK, OTVARANJE I PREGLED PISMENA I POŠILJKI
Prema odredbi članka 7. Uredbe, pismena se evidentiraju u informacijskom sustavu uredskog poslovanja javnopravnog tijela. Time je primjena informacijskog sustava propisana kao obvezna. Takav pristup ne samo da osuvremenjuje rad, već i smanjuje mogućnost zloporaba mogućih kod papirnog poslovanja (nedopušteni upisi unatrag i sl.). Također, što je i logično s obzirom na to da je elektronički način komunikacije propisan kao primaran, propisano je da javnopravno tijelo na svojoj mrežnoj stranici objavljuje adresu elektroničke pošte za primanje pismena te navodi druge načine elektroničkog primitka pismena ako ih ima. „Drugi načini“ nisu navedeni, no to može biti web obrazac i slično.

Pismena primljena putem informacijskog sustava uredskog poslovanja ili drugog informacijskog sustava elektronički se obrađuju, evidentiraju u informacijskom sustavu uredskog poslovanja i u pravilu se (to naglašavamo!) ne ispisuju. Dodatno, što može olakšati i ubrzati poslovanje, pismeno zaprimljeno putem informacijskog sustava uredskog poslovanja drugog javnopravnog tijela koje sadržava poziv na jedinstveni identifikator prethodnog pismena evidentiranog u predmetu primatelja, može se automatski evidentirati u informacijskom sustavu uredskog poslovanja u isti predmet.

Nadalje, pismena primljena putem elektroničke pošte evidentiraju se u informacijskom sustavu uredskog poslovanja prema uputi ovlaštene službene osobe nadležne ustrojstvene jedinice. Pritom, ako se pismeno primljeno u elektroničkom obliku ne može pročitati, pošiljatelja će se bez odgode o tome obavijestiti i zatražiti da u određenom roku pismeno ponovno dostavi u čitljivom obliku. Ako pošiljatelj to ne učini, smatrat će se da pismeno nije zaprimljeno.

Uvodi se i nova praksa slanja pismena u elektroničkom obliku. Uredba propisuje da ako se pismeno sastoji od više listova, svi listovi trebaju biti sadržani u jednoj datoteci, bez praznih listova. Svako pismeno i prilog treba činiti zasebnu cjelinu, a ako su zbog količine podataka podneseni u više datoteka, potrebno je u nazivu datoteke naznačiti da čine istu cjelinu.

Time se ukida česta praksa da se pismena primljena u elektroničkom obliku ispisuju i onda „klasično“ papirno upisuju.

Uredba pravilno prepoznaje da je monopol na pružanje poštanskih usluga davno ukinut i da može biti više davatelja takvih usluga pa navodi da se primitak pošiljki dostavljenih putem davatelja poštanskih usluga, kao i podizanje pošiljki iz poštanskog pretinca, obavlja sukladno propisima kojima se uređuju poštanske usluge. Kao i dosad, pismena i pošiljke koje stranka ili druga osoba dostavi osobno zaprima službena osoba koja obavlja poslove pisarnice.

Na pismena zaprimljena u fizičkom obliku ispisuje se naziv javnopravnog tijela koje je zaprimilo pismeno, datum zaprimanja, brojčana oznaka i jedinstvena oznaka pismena. Tekst na pismenu ispisuje se na način propisan naputkom o brojčanim oznakama pismena te sadržaju evidencija uredskog poslovanja. U trenutku pisanja ovog teksta naputak je u javnoj raspravi te se očekuje njegovo skoro donošenje, kako bi se novi sustav uredskog poslovanja zaokružio.

Primitak pismena zaprimljenog putem informacijskog sustava uredskog poslovanja ili na drugi način elektroničkim putem, koji omogućava dvosmjernu komunikaciju, automatski se potvrđuje slanjem potvrde pošiljatelju o tome da je pismeno zaprimljeno i koje ga je javnopravno tijelo zaprimilo. Za razliku od toga, primitak pismena zaprimljenog u fizičkom obliku potvrđuje se na zahtjev stranke nakon evidentiranja pismena u informacijskom sustavu uredskog poslovanja.

Kao i dosad, zaprimljene fizičke pošiljke naslovljene na javnopravno tijelo ili službenu osobu zaposlenu u javnopravnom tijelu otvara službena osoba koja obavlja poslove pisarnice, osim kada je drukčije određeno posebnim propisima (primjerice kod javne nabave). Nadalje, slično kao i dosad, službena osoba koja obavlja poslove pisarnice ne smije otvoriti pošiljku niti potvrditi primitak pošiljke naslovljene na čelnika javnopravnog tijela, ali je unosi u evidenciju zaprimljenih pošiljaka na način propisan naputkom. Drukčiji je postupak nego što je to bilo propisano Uredbom 2009 za slučajeve ako je pošiljka oštećena ili postoji sumnja u neovlašteno ili zlonamjerno otvaranje pa se prije otvaranja takve pošiljke o tome sastavlja službena bilješka u informacijskom sustavu uredskog poslovanja, u evidenciji zaprimljenih pošiljki. Dakle, više nema zahtjeva da se službena bilješka sastavlja komisijski.

Slično Uredbi 2009, pogrešno dostavljena pošiljka bez odgode prosljeđuje se naslovljenom primatelju te se o tome sastavlja službena bilješka u informacijskom sustavu uredskog poslovanja, u evidenciji zaprimljenih pošiljki, uz naznaku da je pošiljka pogrešno dostavljena i napomenu o tome kome je proslijeđena.

3. OBRADA I RAZVRSTAVANJE PISMENA
Prema odredbi članka 15. Uredbe, pismena se obrađuju u informacijskom sustavu uredskog poslovanja. Da ponovimo – upis u papirne knjige ukida se i od 2023. više neće biti dopušten. Slično kao i dosad, predmet se osniva upisom prvog pismena u informacijski sustav uredskog poslovanja, u evidenciju predmeta upravnog ili neupravnog postupka.

Iznimno je važna nova odredba prema kojoj se pismena i prilozi primljeni u fizičkom obliku pretvaraju u elektronički oblik, odnosno skeniraju se. Također, Uredba navodi da se za pismena i priloge u elektroničkom obliku koji nisu pretraživi provodi postupak optičkog prepoznavanja teksta kad god je to moguće i u skladu s potrebama tijela (taj postupak poznajemo pod engleskom kraticom OCR – optical character recognition, za što postoje posebni računalni programi). Nadalje, prema Uredbi pismena i priloge primljene u fizičkom obliku u elektronički oblik pretvara službena osoba koja obavlja poslove pisarnice, ako je to tehnički moguće te otvara i omot spisa.

O pismenima i prilozima primljenima u fizičkom obliku, koje iz tehničkih razloga nije moguće pretvoriti u elektronički oblik, u informacijskom sustavu uredskog poslovanja sastavlja se službena bilješka uz pismeno, s naznakom sadržaja tog pismena i priloga te se otvara i omot spisa.

Nadalje, pismena primljena nakon osnivanja predmeta evidentiraju se u informacijskom sustavu uredskog poslovanja uz predmet na koji se odnose bez obzira na njegov status, osim ako je taj predmet već izlučen ili dostavljen nadležnom arhivu. Ako je predmet izlučen ili dostavljen nadležnom arhivu, otvara se novi predmet. Dostavnice i povratnice evidentiraju se u informacijskom sustavu uredskog poslovanja, a omotnice se pretvaraju u elektronički oblik zajedno s pismenom ako je datum primitka ili predaje pismena bitan za računanje rokova ili ako iz pismena nisu vidljivi podaci o pošiljatelju, a taj je podatak napisan na omotnici.

Slično kao i u Uredbi 2009, u informacijskom sustavu uredskog poslovanja se ne evidentiraju oglasi, čestitke i razglednice, službena glasila, časopisi, tiskovine i drugi dokumenti koji ne predstavljaju službeno dopisivanje. Također, kao i dosad, ali obvezno elektronički, u informacijskom sustavu uredskog poslovanja odvojeno se, na način propisan naputkom, vode evidencija predmeta upravnog postupka prvog stupnja, evidencija predmeta upravnog postupka drugog stupnja i evidencija predmeta neupravnog postupka.

Primljena pismena razvrstavaju se u informacijskom sustavu uredskog poslovanja na predmete upravnog postupka i predmete neupravnog postupka. Razvrstavanje i raspoređivanje primljenih pismena obavlja službena osoba koja obavlja poslove pisarnice, osim pismena zaprimljenih od drugog informacijskog sustava uredskog poslovanja koja se automatski evidentiraju u predmet. Jasno je, ali se izričito propisuje jer je oko toga bilo zloporaba, da se akt evidentira u informacijskom sustavu uredskog poslovanja s datumom kada je nastao. Podnesak se evidentira u informacijskom sustavu uredskog poslovanja s datumom kada je zaprimljen. Evidentiranje unaprijed ili unatrag, kao što vidimo, nije dopušteno. Postoji samo jedan dopušteni izuzetak, ako se podnesak iz opravdanih razloga ne može evidentirati u informacijskom sustavu uredskog poslovanja isti dan kada je primljen, evidentirat će se prvi sljedeći radni dan, prije novoprimljenih pismena, uz naznaku datuma kada je zaprimljen.

Jednoznačnost pismena unutar javnopravnog tijela označava se jedinstvenom oznakom pismena. Kao i u Uredbi 2009, evidencija predmeta upravnog postupka i evidencija predmeta neupravnog postupka vode se po sustavu klasifikacijskih oznaka.

Sličan dosadašnjem je i sastav klasifikacijskih oznaka. Prilikom osnivanja predmeta određuje se klasifikacijska oznaka koja se sastoji od četiri grupe brojčanih oznaka prema: 1. upravnom području ili djelatnosti, 2. vremenu, 3. obliku i 4. rednom broju predmeta. Kao i dosad, čelnik javnopravnog tijela donosi plan klasifikacijskih oznaka nakon svake promjene nadležnosti i djelokruga javnopravnog tijela u skladu s klasifikacijskim okvirom za određivanje brojčane oznake pismena propisanog naputkom.

Urudžbeni broj određuje se prilikom izrade akta, a sastoji se od: 1. brojčane oznake tijela, 2. rednog broja pismena. Samo su ta dva elementa obvezna, no prema potrebi javnopravnog tijela urudžbeni broj može sadržavati i brojčanu oznaku ustrojstvene jedinice, brojčanu oznaku službene osobe koja je izradila akt i godinu nastanka akta. U slučaju kada urudžbeni broj sadržava te dodatne elemente, čelnik javnopravnog tijela donosi plan brojčanih oznaka ustrojstvenih jedinica i službenih osoba.

4. DOSTAVA PREDMETA I PISMENA U RAD
Prema Uredbi, predmeti i pismena dostavljaju se u rad nadležnoj ustrojstvenoj jedinici kroz informacijski sustav uredskog poslovanja, istoga dana kad su otvoreni odnosno zaprimljeni, a najkasnije prvog sljedećeg radnog dana. Raspoređivanje predmeta i pismena u rad službenim osobama kroz informacijski sustav obavlja ovlaštena službena osoba u nadležnoj ustrojstvenoj jedinici. Nadalje, predmeti i pismena mogu se automatski raspoređivati u rad putem informacijskog sustava uredskog poslovanja kada je to moguće u radnom procesu. Dakle, budući da se uredsko poslovanje obavlja putem informacijskog sustava, više se ne koristi „ručna“ dostava i interna dostavna knjiga, već se predmeti i pismena dostavljaju elektronički (zato se i fizički primljeni podnesci i drugi dokumenti skeniraju). Iznimno, jer i to propisuje Uredba, ako se predmet vodi i u fizičkom obliku o tome se sastavlja službena bilješka u informacijskom sustavu uredskog poslovanja, a predmet u fizičkom obliku dostavlja se službenoj osobi kojoj je predmet raspoređen u rad.

Sve službene osobe javnopravnog tijela moraju imati pristup informacijskom sustavu uredskog poslovanja u skladu s dodijeljenim ovlastima prema odluci toga tijela. To znači da ovlasti moraju biti na odgovarajući način dodijeljene, u pravilu, posebnom odlukom čelnika tijela, a informacijski sustav javnopravnog tijela prilagođen tako da svaki službenik ima pristup informacijskom sustavu, sukladno ovlastima koje su mu dodijeljene.

Kako ne bi dolazilo do sigurnosnih propusta, Uredba propisuje da je u slučaju prestanka rada u javnopravnom tijelu ili ustrojstvenoj jedinici službena osoba dužna kroz informacijski sustav uredskog poslovanja nedovršene predmete dostaviti nadređenoj službenoj osobi, a dovršene u pismohranu. Ako službena osoba nije postupila sukladno navedenom, predmeti se automatski prenose na njoj neposredno nadređenu službenu osobu.

5. ADMINISTRATIVNO-TEHNIČKA OBRADA AKTA
Službeno dopisivanje s javnopravnim tijelima i strankama obavlja se aktima, a sadržaj akta nije mijenjan u odnosu na Uredbu 2009. Akt sadržava: 1. zaglavlje, 2. jedinstvenu oznaku pismena, 3. naziv ili osobno ime te adresu primatelja, 4. kratku naznaku sadržaja predmeta, 5. tekst akta, 6. oznaku naziva službene dužnosti i osobno ime službene osobe, 7. potpis i 8. pečat. Dodatno, elektronički potpisan akt mora sadržavati vizualni prikaz svih dijelova potpisa sukladno propisima kojima se uređuje povezivanje na državnu informacijsku infrastrukturu. Usto, akt može sadržavati i druge podatke (vezu, naznaku priloga, kome se akt dostavlja osim primatelju, adresu javnopravnog tijela, osobni identifikacijski broj (OIB) te druge jedinstvene identifikatore i druge dijelove sukladno posebnim propisima i potrebama javnopravnog tijela).

Izričito se propisuje da akt u elektroničkom obliku, ovjeren elektroničkim potpisom, ne mora sadržavati i elektronički pečat. Analogno tome, kvalificirani elektronički pečat koristi se za ovjeru elektroničkih dokumenata na kojima nije potreban elektronički potpis, ali izvornost i cjelovitost dokumenta trebaju biti osigurane. To će u praksi ponajprije biti različite potvrde i izvodi iz evidencija na kojima potpis službene osobe nije potreban.

Akt kojim se obavlja službeno dopisivanje unutar javnopravnog tijela prema Uredbi sadržava: 1. zaglavlje u kojem se navodi naziv ustrojstvene jedinice stvaratelja akta i datum stvaranja akta, 2. naziv ustrojstvene jedinice kojoj se upućuje akt, 3. kratku naznaku sadržaja predmeta, 4. tekst akta i 5. ime i prezime te potpis ovlaštene službene osobe. Ističemo, jer to je novo, da se jedinstvena oznaka pismena stavlja, u pravilu, u gornjem desnom uglu akta. Uredba navodi i izgled zaglavlja različitih obveznika Uredbe (stavlja se gore lijevo), a izričito se regulira i zaglavlje akata pravnih osoba s javnim ovlastima koji su izdani na temelju javnih ovlasti, i koji sadržavaju: 1. grb Republike Hrvatske, 2. naziv »Republika Hrvatska«, 3. naziv pravne osobe s javnim ovlastima, 4. klasifikacijsku oznaku, 5. urudžbeni broj, 6. mjesto i 7. datum izrade akta.

S desne strane ispod zaglavlja akta navodi se osobno ime ili naziv primatelja te adresa primatelja. Ako se akt istog sadržaja (raspis) dostavlja istovrsnim tijelima odnosno pravnim osobama, ispod naziva vrste tijela odnosno pravnih osoba stavlja se oznaka »svima«. Ispred kratke naznake sadržaja predmeta stavlja se oznaka »PREDMET:«, s lijeve strane akta, a ispod adrese primatelja. Ispod oznake »PREDMET:« upisuje se oznaka »Veza:« ako je ima i u nastavku navodi KLASA, URBROJ ili druga oznaka te datum pismena na koje se odgovara.

Slično kao i u Uredbi 2009, propisuje se da tekst akta mora biti jasan, sažet i čitak. U tekstu se mogu upotrebljavati samo općepoznate pokrate i skraćenice. Nadalje, zakone i druge propise u aktu prvi se put navodi punim nazivom uz naznaku naziva i broja službenog glasila u kojem su objavljeni. U nastavku akta zakoni i drugi propisi navode se na način kako su pokraćeni pri prvom navođenju njihova punog naziva.

Nadalje, izričito se propisuje (članak 45. Uredbe) da prije potpisa akt u informacijskom sustavu uredskog poslovanja potvrđuju sve službene osobe koje su sudjelovale u njegovoj izradi po hijerarhiji. Kao i dosad, akte potpisuje ovlaštena službena osoba. Nova je i odredba prema kojoj se akti i drugi dokumenti, koji se u pravilu izdaju iz informacijskih sustava automatskom obradom podataka, kod kojih nije potreban potpis ovlaštene službene osobe, a njihova vjerodostojnost mora biti osigurana, ovjeravaju kvalificiranim elektroničkim pečatom (članak 45. st. 7. Uredbe). U pitanju su različiti izvodi iz službenih evidencija koje dobivamo primarno putem sustava e-građani, a gdje potpis ovlaštene osobe ni po smislu ni po svrsi akta nije potreban. Potreban je dakako kvalificirani elektronički pečat kojim se osigurava vjerodostojnost takvog dokumenta. Vezana uz navedeno je i odredba prema kojoj je akt koji je izvorno izdan u elektroničkom obliku pravno valjan i kada je ispisan na papiru, ako postoji mogućnost potvrde cjelovitosti i izvornosti elektroničkim putem. Nadalje, za akte koji se izdaju s istim osnovnim tekstom, mogu se koristiti propisani obrasci ili obrasci koje izradi nadležno javnopravno tijelo. Spomenimo i kako se izvršnost ili pravomoćnost upravnog akta u elektroničkom obliku potvrđuje zasebnim aktom koji mora sadržavati vezu na akt na koji se odnosi.

6. OTPREMA AKTA
Prema Uredbi, način otpreme akta određuje službena osoba zadužena za rješavanje predmeta uputom u informacijskom sustavu uredskog poslovanja. Akt elektroničkim putem otprema službena osoba zadužena za rješavanje predmeta (dakle, ne pisarnica!), i to se automatski evidentira u informacijskom sustavu uredskog poslovanja. Nadalje, akt koji se otprema elektroničkim putem mora biti u obliku koji onemogućava promjenu sadržaja.

Akt u fizičkom obliku otprema službena osoba koja obavlja poslove pisarnice ili druga ovlaštena službena osoba. Prilikom otpreme akta u fizičkom obliku, službena osoba koja obavlja poslove pisarnice dužna je provjeriti formalnu ispravnost akta i na nedostatke upozoriti službenu osobu zaduženu za rješavanje predmeta. Akt u fizičkom obliku otprema se danom preuzimanja, a najkasnije prvog sljedećeg radnog dana, u pravilu, običnom pošiljkom ako nije drukčije propisano. Podaci o aktima otpremljenima putem davatelja poštanskih usluga vode se u informacijskom sustavu uredskog poslovanja (dostavna lista za poštu).

Novost je u novoj Uredbi da se rokovnik predmeta vodi u informacijskom sustavu uredskog poslovanja. Rokove upisuje službena osoba zadužena za rješavanje predmeta ili ih (to je novo!) automatski određuje informacijski sustav ako je riječ o propisanim rokovima. Službena osoba dobiva obavijest kroz informacijski sustav uredskog poslovanja o datumu kada nastupa rok. Također, novost je (makar se to često kršilo u praksi) da predmeti u fizičkom obliku koji su u roku ne čekaju rok u pisarnici. Naime, izričito se određuje da predmeti koji se vode u fizičkom obliku za vrijeme trajanja roka ostaju kod službene osobe zadužene za rješavanje predmeta, osim ako iz tehničkih ili organizacijskih razloga odlukom tijela nije drukčije određeno.

7. PRIPREMA PREDMETA ZA PISMOHRANU I ARHIV
Dovršeni predmet službena osoba zadužena za rješavanje predmeta dostavlja putem informacijskog sustava uredskog poslovanja u pismohranu. Pritom, informacijski sustav uredskog poslovanja automatski dodaje datum upućivanja predmeta u pismohranu i oznaku »a.a.«.

O ponovnom otvaranju predmeta u informacijskom sustavu uredskog poslovanja evidentira se datum otvaranja i datum vraćanja predmeta u pismohranu. Također, izričito se navodi kako s predmetima u pismohrani postupa službena osoba osposobljena za obavljanje poslova upravljanja dokumentarnim gradivom. Napominjemo da se ta obveza javnopravnog tijela, a koja uključuje i odgovarajuću edukaciju osobe koja vodi pismohranu, u praksi često zaboravlja.³

O izdavanju ili ponovnom otvaranju predmeta, koji su u pismohrani u fizičkom obliku, sastavlja se službena bilješka u informacijskom sustavu uredskog poslovanja koja sadržava ime službene osobe kojoj se dostavlja predmet, datum izdavanja i datum vraćanja predmeta u pismohranu.

Spomenimo i to da, kad se dokumentarno gradivo izlučuje ili predaje nadležnom arhivu, akt o uništenju, odnosno akt o predaji gradiva nadležnom arhivu donosi čelnik javnopravnog tijela sukladno propisima kojima se uređuje zaštita i obrada dokumentarnog i arhivskog gradiva.

8. INFORMACIJSKI SUSTAV UREDSKOG POSLOVANJA
Uredba izričito propisuje da informacijski sustav uredskog poslovanja mora omogućiti cjelovito uredsko poslovanje u elektroničkom obliku. Nadalje, informacijski sustav uredskog poslovanja mora imati mogućnost povezivanja i razmjene podataka s drugim informacijskim sustavima koji se zasebno vode za određena upravna područja, u skladu s propisom kojim se uređuju organizacijski i tehnički standardi povezivanja na državnu informacijsku infrastrukturu.

Na sigurnosne zahtjeve informacijskih sustava uredskog poslovanja primjenjuju se propisi kojima se uređuju organizacijski i tehnički standardi povezivanja na državnu informacijsku infrastrukturu. Spomenimo i to da informatička oprema za pretvaranje i spremanje dokumenata u elektroničkom obliku mora omogućiti nepromjenjivost i cjelovitost tih dokumenata, evidentiranje podatka o vremenu i načinu pretvorbe u elektronički oblik te službenoj osobi koja ju je provela.

Tehnička specifikacija informacijskog elektroničkog sustava uredskog poslovanja kojom se utvrđuju osnovne funkcionalnosti koje treba imati informacijski sustav uredskog poslovanja prilog je Uredbe koji nije objavljen u Narodnim novinama, već na na mrežnoj stranici tijela državne uprave nadležnog za državnu informacijsku infrastrukturu.

9. POPIS BROJČANIH OZNAKA JAVNOPRAVNIH TIJELA
Tijelo državne uprave nadležno za poslove opće uprave utvrđuje i vodi Popis brojčanih oznaka javnopravnih tijela u elektroničkom obliku. Navedeni popis sadržava minimalno sljedeće podatke o javnopravnom tijelu: 1. brojčanu oznaku javnopravnog tijela, 2. vrstu javnopravnog tijela, 3. naziv, 4. OIB, 5. adresu, 6. adresu elektroničke pošte, 7. datum osnivanja, 8. datum ukidanja i poveznicu na pravnog sljednika ako ga ima te 9. mrežnu adresu za zaprimanje pismena od informacijskih sustava uredskog poslovanja drugih tijela. Kriteriji za određivanje brojčane oznake prema vrsti javnopravnog tijela u Popisu određuju se na način propisan naputkom.

10. ZAKLJUČNO
Prema prijelaznoj odredbi Uredbe, javnopravna tijela koja nemaju uspostavljen informacijski sustav uredskog poslovanja u skladu s odredbama Uredbe, dužna su ga uspostaviti najkasnije do 1. siječnja 2023.

Također, da bi Uredba bila cjelovita, potrebno je donijeti novi Naputak o brojčanim oznakama pismena te sadržaju evidencija uredskog poslovanja. U vrijeme zaključenja ovog teksta Naputak je u fazi javne rasprave (na portalu e-Savjetovanja) i može se očekivati njegovo skoro donošenje, što je nužno da bi novi sustav mogao zaživjeti. Podsjetimo, Republika Hrvatska nije nikada donijela suvremeni sustav klasifikacijskih oznaka, „Naputak o klasifikacijskim oznakama i brojčanim oznakama stvaratelja i primatelja pismena“, koji je trebalo donijeti prema Uredbi iz 2009., nikada nije donesen. Stoga se još uvijek primjenjuje Pravilnik o jedinstvenim klasifikacijskim oznakama i brojčanim oznakama stvaratelja i primatelja akata (Nar. nov., br. 38/88). Ne treba posebno objašnjavati zašto je taj Pravilnik, koji prati upravno ustrojstvo Socijalističke Republike Hrvatske iz 1988., danas potpuno zastario, neprimjeren i složen za uporabu.

Donošenje Uredbe ima iznimnu važnost. Naime, nova Uredba suštinski reformira i unaprjeđuje rad hrvatske državne i javne uprave, uvodeći primarno elektroničko poslovanje – ne samo da ukida papirno vođenje spisa u pisarnici, već ukida i cijeli postupak papirnog rada na spisima i vođenja spisa unutar organizacije. Predmeti se primarno izrađuju, potpisuju i šalju elektroničkim putem, a papirni spis postaje izuzetak. Ta činjenica bitno mijenja, ubrzava i osuvremenjuje rad državne i javne uprave, no dakako to će zahtijevati i odgovarajuće tehničke uvjete – kvalitetna računala, mrežnu opremu, skenere i poštovanje mjera i standarda informacijske sigurnosti. Zato je i ostavljen primjeren, no ne i predug rok za prilagodbu Uredbi (1. siječnja 2023.).

Ukratko, Uredbom se u javni sektor Republike Hrvatske uvodi elektroničko poslovanje, što je vjerojatno najveća reforma hrvatske državne i javne uprave u nekoliko desetljeća.