Zaključkom Vlade Republike Hrvatske za organizacijske pripreme zaduženo je Ministarstvo pravosuđa, uprave i lokalne samouprave, nadležna tijela Dubrovačko- -neretvanske županije i Grad Dubrovnik.

Hrvatska sekcija pri Međunarodnoj komisiji za građanska stanja, u suradnji s nadležnim tijelima grada Dubrovnika dužna je izvršiti stručne pripreme za održavanje skupa koje su u obvezi zemlje domaćina, kao što su stručna predavanja za svečani čin otvaranja skupa, predočavanje specifičnosti iz povijesti grada domaćina, prikazi, snimanje i umnožavanje arhivskih isprava, prijevod stručnih tekstova na službeni jezik ClEC-a i dr.

Održavanje svakog međunarodnog skupa za zemlju domaćina od posebnog je značenja. Međutim, zasjedanje najvišeg tijela te međunarodne organizacije značajno je i za sve građane država članica, jer se raspravlja i odlučuje o pitanjima koja se tiču osobnih stanja građana.

Što su osobna stanja građana

Građani svake države u društvenim odnosima koje im nameće život mogu se naći u različitim statusima vezanim uz njihovu osobnost. U raznim oblastima društvenih odnosa ista osoba može istodobno biti u različitim statusima. Međutim, najčešće se susrećemo s pojmom osobno stanje građana. Pod osobnim stanjem građana u općenitom i širem značenju podrazumijeva se pravni status, odnosno pravna situacija oblikovana u skup normi koje propisuju neko stanje, odnosno položaj određene osobe i određuju njezina prava i obveze u tom statusu, u cijelosti ili u određenoj oblasti društvenih odnosa.

Pritom je važno da se pravne situacije istog tipa označavaju odgovarajućim nazivom, nazivom statusa i da takva pravna situacija ili status sadržavaju uvijek iste ovlasti i obveze za sve osobe koje takav status steknu ili im se on podijeli. U takvom poimanju osobnog stanja građana, osoba se može zateći, primjerice, u statusu učenika, studenta, službenika, zatvorenika, umirovljenika, itd. Međutim, postoje i osobni statusi građana koji su od posebnog značenja za širu zajednicu, posebice državu, jer uvjetuju mogućnost nastajanja i ostvarivanja raznih drugih prava i obveza građana u državi. To su činjenice koje se odnose na specifična stanja osoba, na rođenje, brak, smrt, na obitelj, na državljanstvo i dr. Za takve činjenice, većina država u svijetu propisuje i vodi posebne evidencije. Kao primjer, u Republici Hrvatskoj se vode državne evidencije o činjenicama rođenja, sklapanja braka i smrti, državljanstva, biračkog prava, itd.

Način evidentiranja takvih činjenica o osobnim stanjima građana identičan je u većini država. Evidentiranje nekih činjenica uvjetovano je pripadnošću određenoj državi, odnosno državljanstvom, kao npr. biračko pravo, dok se neke druge činjenice iz osobnog statusa građana evidentiraju neovisno o pripadnosti državi, primjerice rođenje, zaključenje braka i smrt. To znači da se i činjenice o osobnim stanjima hrvatskih državljana nastale u inozemstvu, evidentiraju u državnim, odnosno javnim evidencijama država u kojima su te činjenice nastale, neovisno o tome što se odnose na stranca u toj državi.

Migracije stanovništva, a posebno razvoj međunarodnog prometa koji je ubrzao kretanje osoba iz jedne države u drugu državu, odnosno iz jednog kontinenta na drugi kontinent, uvjetovali su pojave da su pojedine činjenice o osobnom stanju iste osobe nastale i evidentirane u više država, ponekad i na drugom kontinentu. Takve životne pojave stvaraju građanima probleme u pribavljanju odgovarajućih javnih isprava o njihovom osobnom stanju, a zatim i njihovu uporabu. Problemi se, ponajprije odnose na veliko vremensko razdoblje potrebno za pribavljanje isprave, zatim je tu potreba legalizacije isprave za uporabu u međunarodnom prometu kao i potreba prijevoda isprave na službeni jezik i pismo države u kojoj se isprava namjerava koristiti. Za građanina, kao pojedinca, koji se nalazi u inozemstvu potpuno je nevažno jesu li usklađeni međudržavni zakoni i pravni postupci privatnog ili građanskog prava države iz koje potječe i države u kojoj živi. Građaninu je bitno da isprave ili drugi dokumenti, koje su mu izdale njegove nacionalne vlasti, budu priznati i prihvaćeni svuda bez formalnosti ili administrativnih komplikacija.

Međutim, takve probleme ne može rješavati građanin kao pojedinac.

Nastanak međunarodne organizacije

Potreba za međunarodnom suradnjom na području građanskog statusa osjetila se već prvom polovicom 20. stoljeća, a očitovala se u postojanju Međunarodne udruge dužnosnika za građanski status, stvorena već 1926. godine. To je bila udruga pojedinaca bez službenog priznanja i statusa međunarodne organizacije, a u njoj su bili stručnjaci i poznavatelji problema građana koji se javljaju u ostvarivanju prava iz osobnih stanja među više različitih država. Ta je udruga prestala djelovati za vrijeme Drugog svjetskog rata. Međutim, nakon rata, dužnosnici te udruge, svjesni potrebe za međudržavnom suradnjom u pitanjima vezanim za građanska stanja, počeli su svoje aktivnosti pred vladama više europskih država, ukazujući na važnost stvaranja međunarodne organizacije. Pozitivne reakcije vlada nekoliko europskih država omogućile su i formalni pristup osnivanju Međunarodne komisije za građanska stanja, u koju se uključuju predstavnici država, odnosno njihovih ministarstava i drugih pravnih službi, profesori prava, te drugi stručnjaci u oblasti građanskih stanja, sa zadatkom da na tom području promiču međudržavnu suradnju i unapređuju rad u svojim sredinama.

Osnivači te međunarodne organizacije bile su Belgija, Francuska, Luxem-burg, Nizozemska i Švicarska, i to, daleke 1948. godine. Zajednički interes u rješavanju problema u području osobnih stanja građana u tim državama tada se temeljio na činjenici što je u njima bio na snazi Napoleonov zakonik (Code Napoleon) i većina tih država u službenoj uporabi ima francuski jezik, što objašnjava i propisivanje francuskog jezika službenim jezikom Međunarodne komisije.

Prvi statutarni dokumenti doneseni su 1950. godine. Međutim, životni problemi građana u ostvarivanju prava iz osobnih stanja nametali su potrebu suradnje i s drugim državama koje nisu bile osnivači tog međunarodnog tijela. Upravo su radi toga, već 1952. godine statutarni akti Međunarodne komisije za građanska stanja dopunjeni odredbom koja je omogućavala pristup u tu organizaciju i drugim državama.

U sljedećih desetak godina, u članstvo je primljeno sedam novih država članica

Međutim, sljedećih dvadesetak godina broj članica se nije mijenjao. Nakon toga omogućeno je određenom broju država da postanu države promatrači u tom međunarodnom tijelu, a neke su od njih do kraja 1999. godine primljene u stalno članstvo.

Održavanje Opće skupštine ClEC-a

Danas Međunarodna komisija za građanska stanja ima 16 stalnih članica - europskih država, a određenom broju država i Svetoj Stolici dala je i dalje status promatrača.

Svaka država članica ClEC-a osniva svoju nacionalnu sekciju koja ima bitnu ulogu u radu organizacije.

Naime, nacionalne sekcije bave se praktičnim problemima do kojih dolazi u svakoj od država članica, zatim predlažu rješavanje spornih pitanja o kojima bi trebalo zajednički raspraviti i pronaći ispravna i pravno utemeljena rješenja, svima prihvatljiva.

CIEC održava Opću skupštinu jednom godišnje, tradicionalno u mjesecu rujnu, a Ured kao izvršno tijelo sastaje se barem dvaput godišnje. Predsjedavanje preuzima naizmjence član jedne od nacionalnih sekcija s mandatom od dvije godine.

Sjedište ClEC-a je u Strasbourgu u kojem postoji i djeluje Glavno tajništvo kao stalno izvršno tijelo ClEC-a, odgovorno za koordinaciju i praćenje rada, odnosno aktivnosti koje komisija ima tijekom godine. Redovito se osnivaju radne skupine, sastavljene od članova stručnjaka iz nacionalnih sekcija, koje proučavaju svako pitanje i izrađuju potrebne prijedloge za teme koje su na dnevnom redu.

Ciljevi ClEC-a

Osnovni ciljevi zacrtani su u osnivačkim dokumentima i internim propisima ClEC-a očituju se u aktivnostima usredotočenim na pripremu konvencija, dokumentarističkom radu i posebnim istraživanjima, objavi radova i donošenju preporuka.

Posebni ugovori o suradnji sklopljeni su s Vijećem Europe, Haškom konferencijom za međunarodno privatno pravo, Europskom Unijom i Visokim povjerenstvom UN-a za izbjeglice.

U prvobitnom djelovanju CIEC je svoj dokumentaristički rad ispunjavala izdavanjem zbirke predmeta slučajeva kojima se bavila, proučavajući nacionalno pravo i pravila međunarodnog privatnog prava svake države članice, koja se odnose na osobna stanja građana, zatim na osobna imena, brak i prestanak braka, te roditeljstvo.

Međutim, ti dokumentaristički radovi ostali su nedostupni javnosti, a i početno ažuriranje podataka s vremenom je prestalo.

Da bi se problemi i pitanja približili široj javnosti, 1985. godine pristupilo se izradi i izdavanju »Međunarodnog praktičnog vodiča«, koji sadržava poredbeni pregled pravnih normi država članica u oblasti građanskih stanja i predstavlja stručno pomagalo poredbenog prava.

Nekoliko posebnih istraživanja rezultiralo je objavljenim radovima, primjerice izvješće o oblicima i vrstama prijevara u oblasti osobnih stanja građana (lažne izjave, krivotvoreni dokumenti, lažni brakovi i dr.), analiza njihovih uzroka i mjera što su ih pojedine države poduzimale u njihovu sprječavanju.

Posebno su obrađena i objavljena izvješća o istraživanjima na temu «Tran- seksualizam, građanski status i privatni i obiteljski život u državama CIEC-a».

U dokumentarističku djelatnost CIEC- a svakako ulaze i godišnja izvješća Glavnog tajnika što ga podnosi na svakoj skupštini, u kojem se, između ostalog, iznosi razvoj prava u oblasti osobnih stanja građana, obiteljskog prava i dr. u protekloj godini u raznim državama članicama, utemeljenog na godišnjim izvješćima nacionalnih sekcija.

Konvencije i preporuke ClEC-a nisu načelnoga sadržaja, već su napravljene u svrhu rješavanja praktičnih i tehničkih problema na koje ukazuju nacionalne sekcije, pravni stručnjaci i specijalisti iz tih oblasti zemalja članica.

Zbog toga su one sadržajima kratke i usmjerene usko specijaliziranim temama, a to objašnjava i njihov poveći broj - do sada ih je iz izrađeno tridesetak.

U većini slučajeva konvencije nastoje u primjeni postići usklađivanje prava građana (osoba) i obiteljskog prava u državama pristupnicama konvencija. Međutim, uvijek kad se radi o bilo čemu što ima utjecaj na građanina kao osobu, nužno je i opravdano poštivanje nacionalnih, pa čak i regionalnih posebnosti koje se često zasnivaju na povijesnim tradicijama i koje su, kao takve, čvrsto ukorijenjene u uobičajene stavove pučanstva pojedinih entiteta. Ipak, CIEC je u primjeni nekih od donesenih i prihvaćenih konvencija uspjela pojednostaviti postupanje u priznavanju i pribavljanju isprava, pojednostaviti formalnosti kod sklapanja brakova u pojedinim državama, promicati jednoobrazna pravila u izdavanju isprava i razmjeni podataka i dr.

Međunarodna suradnja u pitanjima osobnih stanja građana, kao rezultat rada te Komisije svakako je postignuta izdavanjem višejezičnih izvadaka iz upi- snika (državnih matica) o osobnim stanjima građana, kao i organiziranje izravne razmjene informacija između službi osobnih stanja građana. Posljednje se očituje u međunarodnoj obvezi da ured koji je sastavio rodni list mora biti obaviješten o priznavanju, brakovima, razvodima, smrti i ispravcima u upisnicima (matičnim knjigama) osobnih stanja građana koji su se dogodili u inozemstvu.

Povećanje broja članica ClEC-a, dolazak novih tehnologija u međunarodnoj komunikaciji i sagledavanje novih pojava i problema koji se pojavljuju, uvjetovalo je proširenje dosadašnjih aktivnosti i promjenu metode rada te organizacije.

Posljednje konvencije i obrasci za međunarodnu razmjenu podataka zasnivaju se na obveznom korištenju računala, a podaci su, uglavnom, kodirani. Naravno, na računalnoj tehnici zasnivat će se i sve sljedeće konvencije, iako potpisana Konvencija o međunarodnoj razmjeni podataka elektroničkim putem, potpisana 17. rujna 2001. g. u Ateni, još nije stupila na snagu.

Aktivnosti Republike Hrvatske do primanja u CIEC

Na području Republike Hrvatske i prije proglašenja suverenosti i samostalnosti primjenjivala se prva konvencija izrađena u ClEC-u. Konvenciji je pristupila bivša SFRJ 8. lipnja 1967. g., a odnosila se na izdavanje izvadaka iz matičnih knjiga namijenjenih inozemstvu.

Bivša SFRJ potpisala je 1991. godine i drugu konvenciju o izdavanju isprava na više jezika ali se, unatoč njezinom stupanju na snagu u Republici Hrvatskoj nije počela primjenjivati.

Raskidanjem državno-pravne sveze, na temelju kojih je zajedno s ostalim republikama i pokrajinama tvorila dotadašnju SFRJ, od 8. listopada 1991. godine, Republika Hrvatska nije priznavala valjanim niti jedan pravni akt bilo kojeg tijela koje je nastupalo u ime bivše federacije - SFRJ. Slijedom te odluke Sabora Republike Hrvatske (Nar. nov., br. 53/91), prestala je uporaba tiskanih obrazaca izvadaka iz matičnih knjiga s obilježjima bivše SFRJ, namijenjenih inozemstvu.

Ustavnom odlukom o suverenosti i samostalnosti Republike Hrvatske, bilo je određeno da se međunarodni ugovori, koje je sklopila i kojima je pristupila SFRJ, primjenjuju u Republici Hrvatskoj, ako nisu u suprotnosti s Ustavom i pravnim poretkom Republike Hrvatske, na temelju odredaba međunarodnoga prava o sukcesiji država glede ugovora.

Međunarodnim priznanjem Republike Hrvatske stekli su se uvjeti za pokretanje postupka notifikacije sukcesije Republike Hrvatske kao stranke Konvencije o izdavanju nekih izvoda iz matičnih knjiga namijenjenih inozemstvu od 27. rujna 1956. g. i Konvencije o izdavanju izvoda iz matičnih knjiga na više jezika od 8. rujna 1976. g.

Vlada Republike Hrvatske, na sjednici održanoj 22. srpnja 1993. g., donijela je zaključak kojim Ministarstvu vanjskih poslova nalaže upućivanje notifikacije o sukcesiji Republike Hrvatske za naznačene konvencije depozitaru - Vladi Švicarske federacije. Ministarstvo vanjskih poslova Republike Hrvatske uputilo je izjavu o pristupanju Republike Hrvatske netom navedenim konvencijama koja je deponirana kod Švicarske Vlade i uvedena u registar 22. rujna 1993. g.

Sukladno članku 11. Konvencije br. 1 (Pariška) i članku 17. Konvencije br. 16 (Bečka) iste su za Republiku Hrvatsku stupile na snagu 22. listopada 1993. godine.

Stupanjem na snagu tih konvencija, za Republiku Hrvatsku stekli su se uvjeti za propisivanje obrazaca izvadaka iz matičnih knjiga za uporabu u inozemstvu.

Ministar uprave, je slijedom ovlasti iz Zakona o državnim maticama (Nar. nov., br. 66/92), donio Pravilnik o obrascima i načinu izdavanja izvadaka iz državnih matica namijenjenih inozemstvu. Pravilnik je objavljen u Narodnim novinama, br. 48/94 od 20. lipnja 1994., a stupio je na snagu 28. lipnja 1994. g.

Nakon pristupanja naznačenim konvencijama, Republika Hrvatska je nastojala ostvariti konkretnu suradnju s tim međunarodnim tijelom. CIEC je prihvatila suradnju, što je potvrđeno donošenjem Odluke Ureda CIEC 5. rujna 1995. g. o dodjeli Republici Hrvatskoj statusa države promatrača. Za realizaciju suradnje zaduženo je resorno ministarstvo, o čemu je CIEC obaviještena diplomatskim putem.

Glavno tajništvo dostavilo je određenu dokumentaciju o radu i načinu rada CIEC da bi se i predstavnici Republike Hrvatske mogli upoznati s djelovanjem tog tijela. Pritom su, odmah, zatraženi podaci o organizaciji i radu matičarske službe u Hrvatskoj i unaprijed zadanim pitanjima. Naime, metodologija praćenja organizacije i rada matičarskih službi posebno je utvrđena, a ima svrhu kontinuiranog upotpunjavanja podataka za države članice ClEC-a o propisima i pravnim pojmovima, određeno zakonskim rješenjima pojedinih pravnih statusa ili pravnih instituta iz oblasti građanskih stanja.

Cilj toga je upotpunjavanje "Međunarodnog praktičnog vodiča", koji se godišnje ažurira, a omogućuje brzi pregled organizacije matičarske službe svake zemlje članice, te nazive pravnih pojmova koji se koriste u pojedinoj državi za identične činjenice. Švi ti pojmovi su kodirani i iskazani na službenom jeziku država članica.

U tom razdoblju, za upotpunjavanje Međunarodnog praktičnog vodiča bilješkom s prikazom organizacije matičarske službe u svojstvu zemlje promatrača pridružila se i Republika Hrvatska svojim prilogom.

Državama sa statusom promatrača, pa tako i Republici Hrvatskoj, bilo je omogućeno prisustvovanje godišnjoj Općoj skupštini ClEC-a uz obvezu podnošenja izvješća o evoluciji nacionalnog prava iz interesnih pravnih područja ClEC-a.

Izvješćem podnesenim na Općoj skupštini članice ClEC-a upoznate su s organizacijom matičarske službe i načinima primjene konvencija kojima je Republika Hrvatska pristupila. Izvješće je ocijenjeno zanimljivim, što je ponukalo Glavno tajništvo ClEC-a da Republici Hrvatskoj, kao jednoj od država promatrača, omogući sudjelovanje u statističkom istraživanju o primjeni Konvencije 1 (Pariška) i 16 (Bečka), kojih je pristupnica. Na sljedećem zasjedanju Opće skupštine konstatirana je pravilna primjena konvencija u Republici Hrvatskoj. Nakon dvogodišnjeg statusa zemlje promatrača pri ClEC-u, godine 1997. uslijedio je službeni i radni posjet visokih dužnosnika ClEC-a Hrvatskoj s namjerom da se izravno upoznaju s organizacijom i načinom rada službi kojima se ta međunarodna organizacija bavi.

U vrijeme posjeta visoki dužnosnici ClEC-a osobnim uvidom u matičnim uredima uvjerili su se u raznovrsnost naših evidencija, posebno pregledom matičnih knjiga koje su vodili predstavnici vjerskih zajednica. Uvjerili su se u osposobljenost i organiziranost matičarskih službi, uvjete u kojima rade i djeluju i probleme s kojima se svakodnevno susreću. Posebno ih se dojmilo svestrano zalaganje matičara na izdavanju isprava u Vukovaru za vrijeme mandata UNTAES-a u gotovo nemogućim radnim uvjetima, ali i vrlo dobra organizacija rada i osposobljenost matičara, te brzo snalaženje u traženju raznih podataka i davanju odgovora na postavljene upite u nadležnim službama Dubrovačko-neretvanske i Ko- privničko-križevačke županije. Pozitivne ocjene o organizaciji i radu matičarske službe iznesene su na zasjedanju najviših tijela Komisije, što je Hrvatskoj omogućilo pokretanje postupka za primitak u stalno članstvo te međunarodne organizacije.

Vlada Republike Hrvatske, na prijedlog Ministarstva uprave, donijela je 12. ožujka 1998. g. Odluku o pokretanju postupka za pristupanje Protokolu o Međunarodnoj komisiji za građanska stanja, potpisanom u Bernu 25. rujna 1950. g. i Dopunskom protokolu, potpisanom u Luxem- bourgu 25. rujna 1952. g.

Zahtjev za pristupanje Republike Hrvatske u članstvo upućen je diplomatskim putem depozitom - Švicarskoj Konfederaciji notom od 29. lipnja 1998. g. Istim putem, Švicarska Konfederacija je o podnesenom zahtjevu obavijestila svaku od država potpisnica i pristupnica kao i Glavno tajništvo Komisije.

Zbog vremena potrebnog za razmjenu diplomatskih nota državama članicama, odluka o primitku Republike Hrvatske u članstvo nije mogla biti uvrštena u dnevni red zasjedanja Opće skupštine u Parizu, u razdoblju od 8. do 12. rujna 1998. g., već je odluka o prijamu u stalno članstvo donesena na izvanrednom zasjedanju Opće skupštine u Strasbourgu 25. ožujka 1999. g.

Danas je Hrvatska ravnopravna članica te međunarodne organizacije i ima veliku čast i obvezu da se pokaže kao dobar domaćin i organizator zasjedanja njezinog najvišeg tijela, što je svakako prestižan događaj za državu, ali i određeno priznanje pravnoj struci u problematici iz oblasti kojima se Komisija bavi u svojem dugogodišnjem i kontinuiranom radu.