Bitan preduvjet za funkcioniranje svake organizacije je raspolaganje i korištenje informacijama. Pomoću informacije osigurava se efikasno rukovođenje trgovačkim društvom ili ustanovom, zbog čega njihovom prikupljanju, arhiviranju i distribuciji u svrhu operativnog korištenja treba pristupiti najozbiljnije. Posebnu pažnju posvećuje se čuvanju informacija, koje se bitno razlikuje od neinformiranja onih koji tim činjenicama trebaju raspolagati.