1. UVOD
Nakon skoro sedam godina donesen je novi propis kojim se utvrđuje sadržaj i način vođenja evidencije o radnicima, pod nazivom Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima zaposlenim kod poslodavca (Nar. nov., br. 55/24 - u nastavku teksta: Pravilnik).

Obveza vođenja evidencija o radnicima i o radnom vremenu propisana je odredbom članka 5. Zakona o radu¹ (u nastavku teksta: ZOR), tako da je propisano da je poslodavac dužan voditi evidenciju o radnicima koji su kod njega zaposleni te da takva evidencija mora sadržavati podatke o radnicima i o radnom vremenu.

Nadalje, istom je odredbom ZOR-a propisano da se sadržaj podataka i rokovi njihova upisivanja u navedenu evidenciju uređuju posebnim pravilnikom koji donosi ministar rada. Do 30. rujna 2024. sadržaj tih evidencija bio je propisan Pravilnikom o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima iz 2017., a od 1. listopada 2024. stupio je na snagu Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima zaposlenim kod poslodavca.

Novi Pravilnik, kao i njegov prethodnik, obvezivat će sve poslodavce, fizičke i pravne osobe, neovisno o broju radnika koje zapošljavaju. Pravilnik uređuje obvezne podatke o zaposlenim radnicima, radnom vremenu radnika i o drugim radno angažiranim fizičkim osobama koje kod poslodavca obavljaju poslove na temelju posebnih propisa te o trajanju njihova rada. Već letimičnim pogledom na sadržaj novog Pravilnika može se zaključiti da on proširuje obveze poslodavca i uvodi nove evidencije. Naime, Pravilnikom je jasno razgraničeno da poslodavac mora voditi sljedeće evidencije:
• evidenciju o radnicima koji kod poslodavca obavljaju poslove na temelju ugovora o radu
• evidenciju o fizičkim osobama koje za poslodavca obavljaju poslove na temelju drugih ugovora ili posebnih propisa i
• evidencije o radnom vremenu radnika.

Obveza je svakog poslodavca te evidencije voditi pisano, i to, prema odluci poslodavca, u papirnatom ili u elektroničkom obliku. S druge strane, propuštanje vođenja evidencije o radnicima ili radnom vremenu prema ZOR-u (članak 229.) predstavlja jedan od najtežih prekršaja poslodavca za koji je propisana kazna do 13.270,00 eura.

Zanimljivo je da Pravilnik predstavlja proširenje zakonske odredbe koja se jasno odnosi samo na radnike zaposlene kod poslodavca. Navedeno se može pokazati problematičnim s aspekta utvrđenja prekršajne odgovornosti koja je vezana uz odredbu članka 5. ZOR-a i vođenje evidencije o zaposlenim radnicima (a ne uz Pravilnik).

2. POJEDINE EVIDENCIJE I NOVE OBVEZE

U odnosu na stari pravilnik o evidencijama u području rada, novi Pravilnik je znatno proširen u kvantitativnom smislu, osobito u sferi evidencija o radnicima i rokovima čuvanja pojedinih evidencija. Usto, zbog potrebe usuglašavanja s načelima obrade osobnih podataka (pravila GDPR-a² - u nastavku teksta: Opća uredba o zaštiti podataka), i to osobito izbjegavanja prekomjerne (nepotrebne) obrade osobnih podataka, rokovi trajnog čuvanja podataka i dokumentacije o radnicima zamijenjeni su rokovima određenog trajanja i znatno su skraćeni, što će pridonijeti rasterećenju poslodavca, a istodobno osigurati veći stupanj zaštite osobnih podataka radnika.

Za razliku od svoga prethodnika, novi Pravilnik u članku 2. propisuje da je poslodavac dužan voditi evidenciju o radnicima koji kod poslodavca obavljaju poslove na temelju ugovora o radu, ali i o fizičkim osobama koje za poslodavca obavljaju poslove na temelju drugih ugovora ili posebnih propisa i evidenciju o radnom vremenu radnika. Kao što je uvodno istaknuto, uvođenje novih evidencija koje se ne odnose na radnike zaposlene kod poslodavca najveća je novost i proširenje zakonske odredbe.

Stoga, sada poslodavci moraju voditi evidenciju i o radnicima (i njihovu radnom vremenu) koje su im, u smislu ZOR-a, privremeno ustupili s njim povezana društva te o radnicima koje im je kao korisnicima ustupila agencija za privremeno zapošljavanje.

2.1. Evidencija o radnicima
Poslodavac je dužan u evidenciji o radnicima za svakog radnika voditi podatke o imenu i prezimenu, osobnom identifikacijskom broju, spolu, danu, mjesecu i godini rođenja, državljanstvu, prebivalištu/boravištu, dozvoli za boravak i rad ili potvrdi o prijavi rada, ako ih je radnik državljanin treće zemlje obvezan imati, stručnom obrazovanju te ispitima i tečajevima koji su uvjet za obavljanje posla, uvjerenjima, licencijama, certifikatima, datumu početka rada, nazivu radnog mjesta, vrsti sklopljenog ugovora o radu, datumu prestanka radnog odnosa, odnosno prestanka rada za ustupljene radnike i datumu podnošenja prijave na obvezna osiguranja radnika kao osiguranika po osnovi radnog odnosa, uključujući i dobrovoljno mirovinsko osiguranje, ako ga poslodavac plaća te obveznog zdravstvenog osiguranja tijekom rada u inozemstvu. Taj skup podataka, koji također predstavlja novost, naziva se „Pisani pregled podataka“ o radnicima.

Odredbom članka 3. st. 2. Pravilnika propisana je obveza vođenja i drugih podataka o kojima ovisi ostvarivanje pojedinih prava i obveza iz radnog odnosa, odnosno u vezi s radnim odnosom, propisanih ZOR-om te drugim zakonima i posebnim propisima, a osobito u području mirovinskog osiguranja, obveznog zdravstvenog osiguranja, poreza i doprinosa, rodiljnih i roditeljskih prava, socijalne skrbi, vršenja dužnosti državljana u obrani i kandidaturi za vrijeme predizbornih promidžbi. Takav podatak bio bi primjerice onaj o broju uzdržavanih članova obitelji, broju maloljetne djece i njihovu datumu rođenja i dr.

Temeljne su obveze poslodavca u aspektu vođenja evidencije o radnicima zaštita, pohrana i čuvanje, u izvorniku ili u preslici, isprava, dokumenata i akata na temelju kojih u evidenciju unosi, mijenja ili briše podatke o radnicima. Te isprave bit će ugovori o radu, sporazumi, prijave i odjave s mirovinskog osiguranja, porezna kartica, rješenja, privatne isprave vezane uz plaću, zaštitu na radu, stručnu izobrazbu radnika i sl., kako je propisano odredbom članka 8. Pravilnika. Također, poslodavac je dužan voditi i iskazati za svakog radnika pisani pregled prethodno navedenih podataka.

Novost je, opet u skladu s načelima Opće uredbe o zaštiti podataka, da je poslodavac dužan radniku omogućiti uvid u njegove podatke iz evidencije, ako radnik to zatraži.

Poslodavac je dužan u evidenciji pohraniti i čuvati kolektivne ugovore te pravilnike o radu kojima se uređuju plaće, organizacija rada, postupak i mjere za zaštitu dostojanstva i zaštitu od diskriminacije te druga važna pitanja na koja se upućuje ugovorom o radu radnika zaposlenih kod tog poslodavca.

Odredbom članka 7. Pravilnika utvrđeno je osnovno pravilo da je poslodavac dužan voditi podatke od početka rada sve do prestanka radnog odnosa. No, prestankom radnog odnosa ne prestaje obveza zaštite, pohrane i čuvanja podataka, kao što ne prestaju niti obaveze čuvanja isprava i dokumenata o radnicima, od kojih svaka kategorija varira (primjerice, pisani pregled podataka o radniku čuva se do isteka godine u kojoj je prestao radni odnos; ugovor o radu šest godina računajući od isteka godine u kojoj je prestao radni odnos itd.).

Rokovi za pojedinu kategoriju propisani su odredbom članka 9. Pravilnika, kao novost i rasterećenje administracije i pohrane.

2.2. Evidencija o fizičkim osobama koje kod poslodavca obavljaju poslove na temelju ugovora ili drugih propisa
Osim evidencije o radnicima, poslodavac je dužan voditi i posebnu evidenciju podataka o fizičkim osobama koje kod poslodavca obavljaju poslove na temelju drugih ugovora ili posebnih propisa, a osobito o osobama koje su na stručnom osposobljavanju, studentima, redovitim učenicima, djeci i maloljetnicima koji rade kod poslodavca te osobama koje su na izdržavanju kazne rada za opće dobro.

Evidencija se kod takvih osoba provodi sukladno odredbama vođenja evidencije o radnicima, a isprave i dokumenti čuvaju se najmanje šest godina računajući od isteka godine u kojoj je prestao rad tih osoba.

2.3. Evidencija o radnom vremenu
Vjerojatno je najpoznatija evidencija koju su vodili svi poslodavci ona o radnom vremenu radnika. No, ona je bila svedena ili na mehaničko kopiranje podataka iz tjedna u tjedan od administracije ili bi kolala unutar poslodavca, od radnika do radnika, odjela do odjela, radi popunjavanja. Naime, gotovo svi poslodavci znali su da vođenje takve evidencije (neovisno o njezinoj točnosti) prebacuje teret dokaza prekovremenog rada s poslodavca na radnika (članak 135. st. 4. ZOR-a).³

Tom su evidencijom proširene obveze u odnosu na trenutačno važeći Pravilnik pa se sada, osim imena i prezimena, datuma, ukupnog dnevnog radnog vremena, sati terenskog rada, sati pripravnosti i vremena nenazočnosti, u evidenciji mora bilježiti i početak i završetak rada, zastoj rada, a također su proširene i kategorije nenazočnosti. Poslodavac je dužan voditi i posebne podatke o radnom vremenu o kojima ovisi ostvarenje pojedinih prava iz radnog odnosa odnosno u vezi s radnim odnosom (za rad noću, prekovremeni rad, smjenski rad, dvokratni rad, rad u dane blagdana ili neradnih dana utvrđenih zakonom i sl.).

Na sveučilištima, veleučilištima i znanstvenim institutima, za zaposlene nastavnike, suradnike, znanstvenike i umjetnike te u ustanovama predškolskog obrazovanja za zaposlene odgajatelje djece, radno vrijeme evidentira se na poseban način, i to samo normirani oblici rada.

Evidencija o radnom vremenu radnika vodi se za obračunsko razdoblje koje je utvrđeno za isplatu plaće, točno i ažurno. Obveza evidencije postoji i za radnike s kojima poslodavac ima sklopljen ugovor o radu na izdvojenom mjestu rada, ili o radu na daljinu. Tu imamo iznimku evidentiranja radnog vremena, jer je evidenciju dužan voditi radnik i dostavljati je poslodavcu, pod pretpostavkom da je poslodavac radnika za to zadužio.

Poslodavac je dužan točno voditi evidenciju o radnom vremenu radnika uz mogućnost korištenja odgovarajućih kratica čije je značenje prethodno, u pisanom dokumentu, nedvojbeno i jasno objašnjeno. Dužan je zaštititi i pohraniti podatke o radniku iz evidencije o radnom vremenu te evidenciju čuvati najmanje šest godina računajući od isteka godine u kojoj je dokumentacija nastala, odnosno do pravomoćnog okončanja spora, ako poslodavac ima saznanja da je pokrenut radni spor u vezi s ostvarenjem prava iz radnog odnosa odnosno u vezi s radnim odnosom. Dužnost vođenja evidencije o radnom vremenu, na način propisan odredbama Pravilnika, započinje danom početka rada određenog radnika te prestaje danom prestanka radnog odnosa određenog radnika. Ako radno vrijeme nije moguće mjeriti ili unaprijed odrediti zbog posebnosti poslova radnika ili ga radnici određuju samostalno, poslodavac je dužan voditi podatke o radnom vremenu.

2.4. Radnici koje je ustupila agencija i povezano društvo
Novim Pravilnikom proširene su i detaljizirane obveze poslodavca vezane uz radnike koje su ustupile agencije za privremeno zapošljavanje i povezano društvo. Poslodavac je dužan voditi evidencije o takvim radnicima i evidencije o njihovu radnom vremenu. Svi podaci koji vrijede za radnike (v. pod 2.1. ovoga članka), osim podataka o vrsti ugovora o radu (logično, zbog specifične prirode ugovora o ustupanju radnika) vode se i za ustupljene radnike. Dužnost vođenja podataka o radniku u evidenciji o radnicima koje mu je, u smislu ZOR-a, privremeno ustupilo s njim povezano društvo te o radnicima koje mu je kao korisniku ustupila agencija za privremeno zapošljavanje, započinje danom početka rada te prestaje danom prestanka ustupanja određenog radnika.

Usto, poslodavac je dužan pohraniti i čuvati dokumente koji se tiču ustupa, pogotovo sporazum o ustupanju između poslodavca i povezanog poslodavca te pisanu suglasnost radnika, ugovor o ustupanju između agencije i korisnika te uputnicu kojom agencija za privremeno zapošljavanje upućuje radnika korisniku, uvjerenje o stručnoj osposobljenosti u skladu s obvezama na temelju propisa o zaštiti na radu i druge isprave, dokumente i akte vezane uz ostvarivanje prava iz radnog odnosa odnosno u vezi s radnim odnosom te prava po osnovi ustupanja radnika.

3. ZAKLJUČAK
Poslodavci sada imaju opsežnije obveze vezane uz vođenje evidencije o radnicima, što uzrokuje potrebu edukacije i prilagodbe administracije i sektora ljudskih resursa, a potencijalno može uzrokovati i nove troškove.

Bitno je naglasiti da svaka obrada osobnih podataka o radnicima koja je posljedica zakonskih i podzakonskih propisa ne nameće nikakvu dodatnu obvezu s aspekta zakonitosti obrade osobnih podataka, jer se obrada obavlja na temelju članka 6. st. 1. točke c) Opće uredbe o zaštiti podataka. U najkraćim crtama Pravilnik obuhvaća sljedeće izmjene i obveze za poslodavce:
• uvodi se „pisani pregled podataka“, kao sastavni dio evidencije o radnicima (obrazac nije predefiniran)
• uvodi se odredba da radnik ima pravo uvida u svoje podatke iz evidencije o radnicima
• ovlaštenim osobama (prema ZOR-u ili drugim zakonima) mora se dati uvid u evidencije i u pisani pregled osnovnih podataka radnika te sve dokaze i dokumente, a mora se voditi i evidencija o datumu i svrsi preuzimanja pisanog dokumenta te o kojoj je ovlaštenoj osobi riječ (npr. državni inspektorat)
• uvodi se konkretan popis dokumentacije o radnicima koje poslodavac mora imati za dokazivanje usklađenosti i zakonitosti evidentiranja podataka o radnicima
• najveći opseg dokumentacije mora se čuvati 6 godina računajući od isteka godine u kojoj je prestao radni odnos, odnosno do pravomoćnog okončanja spora, ako poslodavac ima saznanja da je pokrenut radni spor u vezi s ostvarenjem prava iz radnog odnosa odnosno u vezi s radnim odnosom i
• poslodavci moraju voditi evidenciju i o radnicima (i njihovu radnom vremenu) koje su im, u smislu ZOR-a, privremeno ustupili s njim povezana društva te o radnicima koje im je kao korisnicima ustupila agencija za privremeno zapošljavanje
• osim evidencije o radnicima, poslodavac je dužan voditi i posebnu evidenciju podataka o fizičkim osobama koje kod poslodavca obavljaju poslove na temelju drugih ugovora ili posebnih propisa, a osobito o osobama koje su na stručnom osposobljavanju, studentima, redovitim učenicima, djeci i maloljetnicima koji rade kod poslodavca, osobama koje su na izdržavanju kazne rada za opće dobro
• u vezi s evidencijom o radnom vremenu, prema Pravilniku ona mora sadržavati i posebne podatke o radnom vremenu o kojima ovisi ostvarenje pojedinih prava iz radnog odnosa odnosno u vezi s radnim odnosom (broj sati rada noću, prekovremeni rad, smjenski rad, rad u dane blagdana ili neradnih dana utvrđenih zakonom i sl.).