Hrvatska javnobilježnička komora (u nastavku teksta: HJK) na redovitoj sjednici XXXV. Skupštine održane 23. svibnja 2026. donijela je izmjene Pravila o načinu vođenja, pristupu i korištenju elektroničkog arhiva javnobilježničkih isprava u elektroničkom obliku (u nastavku teksta: Pravila).

Pravila koja su prvotno stupila na snagu 5. kolovoza 2023. godine imaju dvojaku svrhu: propisuju oblik i sadržaj Jedinstvenog elektroničkog arhiva kao elektroničkog skupa podataka koji sadržava same javnobilježničke isprave u elektroničkom obliku (ustrojava i vodi HJK) te utvrđuju način vođenja evidencije tih istih isprava.

U sažetku, Pravila definiraju krug osoba ovlaštenih za pristup sustavu, pojmovnik tih usluga, podatke koje evidencija mora sadržavati o svakoj ispravi te tko smije unositi i pretraživati podatke i pod kojim uvjetima. U arhiv se prilažu javnobilježničke isprave potpisane kvalificiranim elektroničkim potpisom ili fizičke isprave koje su pretvorene u elektronički oblik i potpisane kvalificiranim elektroničkim potpisom.

Vezano uz svrhu ovog teksta, najnovija izmjena Pravila¹ donosi jednu sadržajnu novost: operativnu aktivaciju videokonferencijskog poslovanja odnosno udaljeno sastavljanje isprava koji Zakon o javnom bilježništvu (u nastavku teksta: ZJB) već poznaje jer je njegova mogućnost dodana posljednjom izmjenom ZJB-a (Nar. nov., br. 57/22). Naime, prema aktualnoj izmjeni² navodi se da prilikom sastavljanja javnobilježničke isprave i/ili pri bilo kojoj drugoj radnji kada stranke nisu fizički nazočne u javnobilježničkom uredu, javni bilježnici mogu koristiti isključivo informatički sustav za elektroničku videokonferencijsku komunikaciju, koji je odobrio Upravni odbor HJK-a. Takvi predmeti dodjeljivat će se u rad javnim bilježnicima ravnomjerno po abecednom redu njihovih prezimena.

Ukoliko neki javni bilježnik želi izuzeće od sudjelovanja u informatičkom sustavu za elektroničko videokonferencijsku komunikaciju, utoliko će o tome poslati zahtjev za izuzeće HJK-u, koji vodi popis uključenih javnih bilježnika.

Usto nije naodmet dodati i zakonsku odredbu³ ZJB-a koja je postavila zaštitni mehanizam odnosno u slučaju sumnje u istovjetnost sudionika te u postojanje drugih pretpostavki valjanosti javnobilježničke isprave, javni bilježnik ipak može zahtijevati fizičku nazočnost sudionika pri sastavljanju javnobilježničke isprave.

Druga važnija novost jest proširenje kruga ovlaštenika⁴ za uvid u pojedinačnu ispravu (načelo javnosti) i izdavanja otpravaka, bez prava unosa, koje sada izrijekom imaju:

• korisnik koji je unio ispravu
• stranka koja je sudjelovala u sastavljanju isprave i/ili njihov zakonski zastupnik, opunomoćenik sa specijalnom ovjerenom punomoći, odnosno skrbnik osobe djelomično ili potpuno lišene poslovne sposobnosti
• osoba koju je stranka, koja je sudjelovala u sastavljanju isprave, ovlastila prilikom sastava elektroničke isprave
• korisnik koji nije unio i sastavio ispravu ako je pravo uvida u elektroničku ispravu upisanu u Jedinstveni elektronički arhiv javnobilježničkih isprava u elektroničkom obliku u neposrednoj vezi s ispravom koju sastavlja ili postupkom koji vodi.

Usto se isprava tim osobama može izdati i u papirnatom obliku (uz primjenu ZJB-a).

Povezano s tim, sad je omogućeno⁵ međubilježničko postupanje odnosno da navedene osobe mogu dobiti uvid ili ispis elektroničke isprave kod bilo kojeg javnog bilježnika korisnika sustava temeljem posebnog identifikatora koji će biti generiran pri upisu elektroničke isprave u registar.

Preostale izmjene odnose se na redefiniranje⁶ administratora, korisnika i vanjskog korisnika sustava u kojem se briše obveza obavještavanja Ministarstva pravosuđa, uprave i digitalne transformacije pri dodjeli uloga i ovlaštenja od Upravnog odbora, jer prema obrazloženju ista obveza nije predviđena u ZJB-u.

Osim nomotehničke zamjene⁷ radi otvaranja mogućnosti pri upisu pravomoćne odluke o poništenju javnobilježničke isprave i odluke o privremenoj mjeri zabrane korištenja javnobilježničke isprave da nadležnost ubuduće preuzme drugo (ovlašteno) tijelo naspram suda, imamo još i izmjenu⁸ koja omogućuje da se unutar registra uspostave posebni podregistri, gdje obrazloženje navodi kao primjer punomoći.

Zaključno, izmjene koje stupaju na snagu 7. srpnja 2026. godine, dio su šire digitalizacije javnobilježničke službe koja je počela, između ostaloga, još navedenom izmjenom ZJB-a uvođenjem isprava u elektroničkom obliku i jedinstvenog elektroničkog arhiva. Izmjene donose dva veća pomaka: operativni i za praksu najvažniji - okvir za poslovanje na daljinu (isključivost sustava, pravila dodjele predmeta i mogućnost izuzeća) i pomak prema načelu javnosti - proširen je krug ovlaštenika za uvid i uvid kod bilo kojeg bilježnika.

Lidija Doko, mag. iur.

Fotografija: Pixabay

1 Pravila o izmjeni i dopuni Pravila o načinu vođenja, pristupu i korištenju elektroničkog arhiva javnobilježničkih isprava u elektroničkom obliku, Nar. nov., br. 69/26, u nastavku teksta: Izmjena Pravila.
2 Članak 7. Izmjene Pravila.
3 Čl. 52.a stavak 4. ZJB-a.
4 Članak 6. Izmjene Pravila.
5 Članak 4. Izmjene Pravila.
6 Članak 2. Izmjene Pravila.
7 Članak 5. Izmjene Pravila.
8 Članak 1. Izmjene Pravila.